Elektronik veri değişimini (EDI) seçerken göz önünde bulundurulması gereken birkaç faktör vardır. En önemlilerinden bazıları bütçe, işletme büyüklüğü ve özel ihtiyaçlardır. Bir satın alma işleminden önce kuruluşun bir EDI sistemini destekleme yeteneğini göz önünde bulundurmak da yararlı olabilir. Birçok şirket, düzenli olarak kullandıkları şirketleri hangi sistemlere dayanarak satın alacağına hangi elektronik veri alışverişinin karar vereceğine karar verir.
Format, bir elektronik veri değişim sistemi seçerken göz önünde bulundurulması gereken önemli bir unsurdur. Bazı şirketler, yazılımı kullanan ve kuruluşun bilgisayar sistemine entegre edilmesi gereken bir sürümünü satın alabilir. Bu, teknik destek kadrosuna sahip büyük bir şirket için genellikle iyi bir seçenektir. EDI indirmek istemeyen şirketler web tabanlı bir arayüz kullanabilir. Bu daha küçük organizasyonlar için daha iyi bir alternatif olabilir.
Bir kuruluşun iletişim kurduğu şirketlerin ihtiyaçları, bir EDI seçerken göz önünde bulundurulması gereken başka bir faktördür. Bazı şirketler, belgeleri taşımak için kullanılan biçim ve teslim yöntemleriyle ilgili katı düzenlemelere sahiptir. Elektronik veri alışverişleri evrensel bir konfigürasyona sahip olma eğiliminde olsa da, bazı sistemlere özgü olabilecek bazı detaylar vardır. Bir şirket, bir iş ortağı tarafından, o iş için yararlı olduğu kanıtlanmışsa, kanıtlanmış bir varlık olarak kullanılan bir sistem de görebilir.
Bütçe, bir EDI ararken dikkate alınması gereken bir başka faktördür. Başlangıç ücretlerine ek olarak, yükseltme ve bakım fiyatlarının da akılda tutulması önemlidir. Teknik personelin ürünle ne kadar zaman geçireceğini değerlendirmek ve finansal etkiyi tahmin etmek de faydalı olabilir.
Bir EDI'nin arayüzü göz önünde bulundurulması gereken başka bir önemli unsurdur. Bu kısmen, sistemi kullanmakta olan personelin teknik kabiliyetine bağlı olabilir. Daha yetkin çalışanlar karmaşık bir sistemi yönetmeye istekli olabilirken, daha az teknik uzman daha kullanıcı dostu bir arayüz isteyebilir.
Elektronik veri alış verişinin ne kadar ve ne kadar hacmin işleyeceğini tahmin etmek de faydalı olabilir. Dikkate alınması gereken önemli bir faktör, günlük tahminlerden yıllık kullanıma kadar değiş tokuş edilecek ortalama belge sayısıdır. Sistemi kullanması beklenen çalışan sayısı da satın alma kararında etkili olabilir. Birkaç kişinin doküman göndermesi bekleniyorsa, web arayüzü kullanmak daha kolay olabilir.
