Bireyler, profesyoneller ve ekipler, ücretsiz görev yönetimi yazılımı kullanarak görevleri yazıp ilişkilendirir. Çoğu ücretsiz görev yönetimi yazılımı benzer özellikler içermekle birlikte, indirilecek doğru programı ararken birkaç özellik daha önemlidir. Temel görünebilecek görevleri öncelik sırasına koyma kabiliyeti çok önemlidir ve tüm ücretsiz programlarda bulunmayabilir. Aynı anda kaydedilebilecek toplam görev sayısı, küçük ve büyük görev yönetimi yazılımı arasında karar verebilir. Proje raporları hazırlayabilmek ve bilgileri diğer programlara aktarabilmek de, sürekli olarak farklı projeleri tamamlaması gereken profesyoneller ve ekipler için bir nimet olacaktır.
Görevleri öncelikli kılmak çoğu kullanıcının alması gereken bir yazılım işlevidir, çünkü gerçekte tek görevi görevin rengini değiştirmek, görevin yanına bir not yazmak veya görevleri hiyerarşik düzende en önemsizden en önemli düzeye çıkarmaktır. Projeler veya günlük görevlerin bitmesi gerektiğinde, bunları önceliklendirmek, kullanıcının görevlerini etrafında gününü planlamasına yardımcı olacak ve kullanıcının hemen ne yapılması gerektiğini bilmesine yardımcı olacaktır. Bu temel bir özelliktir ve çoğu ücretsiz görev yönetimi yazılımı bunu içerecektir, ancak bazıları bu özelliği yalnızca programın ücretli sürümlerinde sunacaktır.
Ücretsiz görev yönetimi yazılımı için en yaygın müşteri, planlama ve koordine etmek için birçok görevi olan meşgul bir kişidir. Bu, görev yönetimi yazılımında bir kerede kaydedilebilecek toplam görev sayısının, özellikle de birkaç kişi için görevleri koordine etmesi gereken ekipler için büyük önem taşıyacağı anlamına gelir. Kaydedilebilen görevler ne kadar fazlaysa, o kadar iyidir. Bazı programlar ayrıca listeleri kaydedebilir veya görevleri ağaç şemaları halinde düzenleyebilir, bu da kullanıcının görevleri düzenlemesine yardımcı olabilir.
Büyük bir projeye bakarken, bir kişinin projeyi bitirmeye geldiğini yakından bilmesi zor olabilir. Ücretsiz görev yönetimi yazılımındaki raporlama özellikleri, tamamlanan görevlerin sayısına ve görevlerin tamamlanması için geçen süreye bağlı olarak raporlar oluşturur. Gelişmiş raporlama özellikleri, kullanıcıların rapora daha fazla faktör eklemesini sağlayarak bunların kesin olmasını sağlar.
Görevleri, bir elektronik tablo veya takvim programı gibi farklı bir programa verebilmek, kullanıcıların görevler üzerinde farklı işlevleri gerçekleştirmesine yardımcı olur. Bu, kullanıcının ihtiyaç olması halinde görevleri de arşivlemesini sağlar. Mobil cihazlara ihracat, özellikle nadiren kalan kullanıcılar için yardımcı olacaktır.
