Bir hissedar vekili, bir hissedarın, hissedar katılamadığı zamanlarda, hissedarlar toplantısı için oy kullanma haklarını atamak için imzaladığı bir şeklidir. Genelde, toplantıyı yapan şirket veya şirket, hissedarın tamamlayabilmesi için form oluşturur ve sağlar. Hissedarlarınıza göndermek için kendi formunuzu boş bir kağıda veya şirket antetli kağıdında oluşturabilirsiniz.
“Hissedar Vekil” veya “Genel Hissedar Vekil” gibi bir şey okuyabilen kağıda yazarak başlayın. Başlıktan sonra, bilgileri bir blok biçiminde yazın. Bilgiler, hissedarlar toplantısına ev sahipliği yapan şirketin adını, hissedarlar toplantısının yürürlük tarihlerini ve vekiliniz olan kişinin adını içerir. Örneğin, ilk satır, yürürlükteki tarih olup, vekil terimin sonu, kurumun adı, pay sahibinin adı (siz) ve vekilinizi yaptığınız kişinin adıdır.
Bir hissedar vekilinin bir sonraki paragrafı paragraf biçiminde yazılır ve vekil atanmasıdır. Bu, vekaletname formunun, oy kullanma yetkinizi hissedar toplantısında sizinle birlikte görev yapan temsilciye devrettiği kısmıdır. Örneğin, paragraf, “XYZ Şirketi'nin bir hissedarı olarak, vekilim olarak adlandırılan yukarıda belirtilen yürürlüğe girme tarihinden fesih tarihine kadar olanları oluşturuyorum” ile başlayabilir.
Pay sahibinin, vekaleti, formu noter onaylayabilen bir tanığın önünde imzalaması gerekir. Formun da tarihlenmesi gerekiyor. Son olarak, noter, devlet ve ilçe, tanık ifadesi, imzaları ve notları ile damgalanmış bilgileri içeren hissedar vekilinin alt bölümünü tamamlayacaktır.
Şirket size toplantı ilanıyla birlikte bir vekaletname formu göndermezse, kendi sözleşmenizi hissedar olarak yazabilirsiniz. Oy haklarınızı vekilinize devretmek için gereken özel şartları belirlemek için şirketle bağlantı kurmalısınız. Kurumun faaliyet gösterdiği kurum ve devlet, vekili yasal hale getirmek için uyulması gereken kural ve düzenlemelere sahip olabilir.
Hissedar vekili oluşturduktan sonra, şirkete gönderdiğiniz bir kopyasına sahip olmanız gerekir. Ayrıca, vekilinize, hissedarlar toplantısına katılması için bir kopya da sağlamalısınız. Bu, onların sizi temsil edebilmelerini, sizin için oy vermelerini ve yokluğunda sizin gibi hareket etmelerini sağlar.
