Performans değerlendirme sistemi, bir çalışanın hedeflerini ve gereksinimlerini belirlemek için performansını karşılaştırmaya yarayan bir süreçtir. Böyle bir sistemi geliştirmek için, önce değerlendiriciler için kimin geri bildirim sağlayacağını, asıl incelemeyi kimin yürüteceğini ve değerlendirmelerin ne sıklıkta yürütüleceğini belirlemelisiniz. Daha sonra gerekli tüm bilgileri içeren bir form oluşturmalısınız. Son olarak, nasıl değerlendirileceğini açıklayan bir süreç belgesi geliştirmeniz gerekir.
İnceleme için kimin bilgi vereceğini belirleyerek performans değerlendirme sisteminizin geliştirilmesine başlayın. Bazı sistemlerde, sadece çalışanın doğrudan amiri inceleme formunu doldurur. Diğerleri, çalışanın denetim otoritesinin incelemesine gitmek için bir öz değerlendirme yapmasını gerektirir. Yine de bazen 360 derecelik gözden geçirme denilen diğerleri, süpervizör de dahil olmak üzere birkaç kişinin aynı sorularını soruyor; işçi, çalışan, personel; meslektaşlar; ve varsa müşteriler. Bu gözden geçirme türünde, geri bildirim tek bir nihai belgede derlenir ve çalışanla birlikte gözden geçirilir.
Değerlemenin sonuçlarının nasıl kullanılacağına, bunların çalışana nasıl teslim edileceğine ve değerlendirmelerin ne sıklıkla gerçekleşeceğine de karar vermeniz gerekecektir. Denetim otoriteleri, çalışanla yapılan performans değerlendirmesinin sonuçlarını sıklıkla gözden geçirir, ardından değerlendirme formunu çalışanın daimi dosyasına yerleştirir. Bazı şirketlerde, değerlendirme sonuçları çalışanla birlikte gözden geçirilmesinden insan kaynakları departmanı sorumludur. Sonuçlar genellikle promosyon, ücret artışı, indirgeme veya sona erdirme kararlarında kullanılır.
Değerlemelerin yapıldığı zamanlama performans değerlendirme sistemine göre değişir. Birçok işletme, çalışanın yıldönümünde yılda bir kez inceleme yapar. Diğerleri ise her yıl aynı anda tüm çalışanlar üzerinde inceleme yapar. Şirketler ayrıca, deneme süresinin sonunda bir ilk inceleme yaparlar.
Değerlendirme formu, herhangi bir performans değerlendirme sisteminin önemli bir parçasıdır. Formunuzu oluşturmak için, öncelikle tüm çalışanlara veya çoğu çalışanlara uygulanacak genel performans gereksinimlerinin bir listesini yapın. Bu, iş kalitesini, devam durumunu ve diğer benzer faktörleri içerebilir. Bu niteliklerin sayısal bir sistem mi yoksa “fakir, kabul edilebilir, olağanüstü” gibi bir tanımlayıcı sistem mi kullanılacağına karar verin.
Denetçilerin incelemeyi belirli iş gereksinimlerine göre özelleştirmelerine izin veren bir bölüm eklemek isteyeceksiniz. Ayrıca yorumlar için bir bölüm oluşturmalı ve hem incelemeyi tamamlayan hem de çalışan için imza satırları eklemelisiniz. Tüm çalışanlar için aynı form kullanılmalıdır.
Formunuzu doldurduktan sonra, yeni performans değerlendirme sisteminin nasıl çalıştığı hakkında kısa bir açıklama yazmanız gerekecektir. Bu, sürecin ne zaman ve nasıl tamamlanacağını ve formu doldurmak için özel talimatları içermelidir. Değerlendirme sonuçlarının gizli olması amaçlanıyorsa, gelecekteki yasal sorunlardan kaçınmak için bunu açıkça belirttiğinizden emin olun.
