Bir iş süreci diyagramı, iş süreçlerini adım adım iyileştirmek amacıyla görsel olarak tasvir eder ve herhangi bir kurum tarafından herhangi bir işlem için yaratılabilir. Proses diyagramları karmaşıklık ve formatta farklılık gösterir, bu yüzden format başlama, kapsam ve detay seviyesi yaratılmadan önce oluşturulmalıdır. Parametreler ayarlandıktan sonra, sıralı işlem adımları grafiksel olarak belgelenebilir ve daha sonra analiz edilebilir. Diyagramlar, yapışkan notlar, kağıt veya özel bilgisayar yazılımı kullanılarak, çeşitli teknikler kullanılarak oluşturulabilir. Genellikle küçük insan ekipleri, eksiksizliği sağlamak için diyagramlar oluşturur.
İş süreci diyagramının kapsamını ve sınırlarını tanımlamak, seçilen sürecin girdilerini, etkileşimlerini ve çıktılarını anlamayı içerir. Çok karmaşık süreçler veya birçok örgütsel düzeyde gerçekleşen süreçlerin çoklu diyagramlara bölünmesi gerekebilir. Hangi süreçlerin çizileceği ve kapsamlarının ilk dikkate alınması, faydaların yaratma maliyetlerinden ağır basmasını sağlayabilir.
Ayrıntı seviyesi ne olursa olsun, bir iş süreci şeması ancak içine giren bilgiler kadar faydalıdır. Bu nedenle, sürecin çeşitli aşamalarındaki üyelerle ekipleri eşleştirmek, tek bir yaratıcının özleyebileceği değerli bilgiler sağlayabilir. Ancak sürecin büyüklüğüne veya dahil olan çalışan sayısına rağmen, ekipler yönetilebilir olacak kadar küçük kalmalıdır.
Bir iş süreci diyagramı kağıt üzerinde, yapışkan notlar ile veya bilgisayar programları ve özel iş süreci yazılımı aracılığıyla oluşturulabilir. Kağıt veya yapışkan notlarla çalışmanın faydaları, yaratma hızını, daha kısa eğitim zamanını ve manipülasyon kolaylığını içerir. Bilgisayarlı diyagram oluşturma daha uzun bir eğitim süreci içerir, ancak uzun ömürlülüğü arttırır, bilgi aktarımını kolaylaştırır ve doğrudan iş süreci yönetimi yazılımına bağlanabilir.
Biçimlendirmenin başka bir yönü, bir modelleme gösterimi seçmeyi içerir. İş Süreç Yönetimi Girişimi tarafından oluşturulan İş Süreçleri Modellemesi Notasyonu, süreç diyagramları için standartlaştırılmış bir grafiksel gösterim sistemine bir örnektir. Standartlaştırılmış gösterim sistemleri, tamamlandığında diyagramın bölümler arası veya işletmeler arası iletişimini kolaylaştırabilir. Örnek olarak, İş Süreci Modelleme Notasyonu, faaliyetleri temsil etmek için dikdörtgenleri, kararları temsil etmek için elmasları ve sıralamayı göstermek için çeşitli okları kullanır. Bununla birlikte, standartlaştırılmış gösterimde başka biçimler vardır; gösterimde ayrıca doğaçlama yapılabilir.
Kapsam, format ve haritalama ekibi seçildikten sonra, işlem aşamaları şemayı tamamlamak için grafiksel olarak gösterilebilir. Haritalama ekibi ile çeşitli süreç aşamalarını beyin fırtınası yapmak, dokümantasyonu tamamlamanın bir yoludur. Bu aşamada seçilen gösterim standartlarına bağlı kalmak, yaratılışı kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Proses haritası için gereken detay seviyesi, her adımda zaman gecikmelerini, müşteri izlenimlerini ve dış etkilerini içerebilecek gerekli bilgileri belirleyecektir.
Proses diyagramının çoklu taslakları ve incelemeleri, tüm adımların belgelenmesini sağlayabilir. Bunu başarmanın bir yolu, haritalama ekibiyle gerçek zamanlı olarak süreçte dolaşmaktır. Süreç bunu imkansız hale getirirse, iş süreci diyagramının kopyalarını ekip üyeleri veya çalışanlar arasında dağıtarak değerlendirme yapılabilir. İş süreci diyagramının tamamlanması, kullanıcılara, iş süreci yönetimi ve optimizasyonunda yardımcı olabilecek iş sürecinin baştan sona görselleştirilmesini sağlar.
