Diğer ticari yazışmalara benzer şekilde, bir iş red mektubu profesyonel bir tonda yazılmalıdır. Yapmanız gereken ilk şey, başvurana mülakat süreci boyunca ayırdığı zaman ve ilgisi için teşekkür etmektir. Reddetme, insanların başa çıkması için genellikle zordur, bu nedenle elinizden geldiğince nazik olun ve eleştiriden kaçının. Genellikle bir başvuru sahibinin kusurlarını veya eksikliklerini belirtmenin bir faydası yoktur. Yine de dürüst olun ve daha sonra böyle bir fırsat olabileceğine inanmadığınız sürece, şirket içinde gelecekteki bir pozisyon hakkında yanlış bir umut vermeyin.
Başvuranın artık bir aday olmadığını bildiğiniz an bir iş red mektubu göndermelisiniz. Kaçınılmaz olanı geciktirmek, yalnızca kuruluşunuzdaki kaderinin durumunu bilmek konusunda endişeli olabilecek kişiden gelen takip telefon görüşmelerini teşvik edecektir. Bildirimi göndermek için çok uzun süre beklemek, hayal kırıklığına neden olabilir ve ardından olumsuz duygular ortaya çıkabilir veya artabilir.
Bir iş reddi mektubunun içeriğinin kişiselleştirilmesi, genellikle başvuru sahibinin kendisine ismiyle hitap etmek için gösterdiği ilgi ve zamana saygı duymasını sağlayacaktır. Form mektupları göndermekten kaçının. Bir iltifat dahil olmak üzere, kişinin coşkusundan, büyük tutumundan ya da hayran olduğunuz diğer niteliklerden bahsetmiş olsanız da, bir işin reddedilmesinin acı çekmesine yardımcı olabilir.
Olumsuz açıklamalar veya eleştiriler içermediğini hatırlamak önemlidir, çünkü siz ve şirketiniz hakkında olumsuz hisler uyandırabilir. Bunun yerine, başvuru sahibine gelecekteki çabalarında başarılar dileyin. Birini işe almama kararınızın ardında bir neden belirtmek isterseniz, sesi tonu korurken genelleştirmek iyi bir fikirdir. Mektubunuzu profesyonel bir kapanışla doldurun ve en alttaki işareti yazın. Yazışmanızın içeriği yazılı olmalıdır, ancak imza tarafınızdan elle yazılmalıdır - bir imza damgası veya diğer basılı metinler değil.
Geleneksel posta yoluyla yazışma göndermek, genellikle iş reddi mektubu iletmenin en iyi yoludur. Bunun yerine bir e-posta göndermeyi seçerseniz, yeniden yanıtlama için bir yanıt veya savunma almanız daha olasıdır. E-postanın anında doğası ve yanıtlama kolaylığından dolayı, başvuru sahibi için kapatmayı geciktirme olasılığınız da daha yüksektir. Bazen, e-postaların gönderilmesi, işe alım yöneticisi ile reddedilen bir başvuru sahibi arasında sürekli veya rahatsız edici bir iletişim kurulmasına neden olabilir.
