İş açısından, sistem, belirli bir işlevi gerçekleştirmek için birlikte çalışan, şirket içindeki öğelerden oluşan bir koleksiyondur. Bir sistemin unsurları arasında çalışanlar, yazılımlar, dış satıcılar, bireysel iş birimleri ve birlikte çalışan işin diğer unsurları sayısızdır. Kapalı bir sistem, sistemin kendisi dışında hiçbir unsurla etkileşimi olmayan bir sistem olarak tanımlanır. Çoğu işletme için, tamamen yalıtılmış bir sistem nadiren pratiktir, ancak bazı durumlarda kapalı bir sistem işletme ve sistemin bu işletme içindeki işlevi bağlamında anlam ifade eder. Diğer durumlarda, "kapalı sistem" terimi, tamamen kapalı olmayan ancak dış elemanlarla çok az etkileşime giren bir iş sistemine atıfta bulunmak için kullanılır.
Kapalı sistemlerin işletmelerde var olmasının birkaç nedeni vardır. Örneğin, belirli bir sistem, şirket veya çalışanları hakkında hassas bilgiler içeren yüksek bir özelliğe sahipse, bu bilgilerin dış sistemler ile etkileşimi yoluyla bozulmasını veya çalınmasını önlemek için kapalı bir sistem olarak kurulabilir. Başka bir kapalı sistem onu virüslerden veya elektronik izinsiz girişlerden korumak için kurulabilir. Çoğunlukla sistemler, yetkisiz yazılımların eklenmesine izin vermeyecek şekilde kurulur ve sistemin verilerini korumak için onları kısmen kapatır.
Bir işletmenin kapalı bir sistem oluşturmayı seçmesinin bir diğer nedeni de uzun vadeli analiz sebepleridir. Şirket içindeki bir departman, bu verileri dış çevre ile etkileşimin herhangi bir etkisinden ayırarak belirli verileri analiz etmek isteyebilir. Bu durumda, kapalı bir sistem bu tür bir analiz için bilgi sağlamanın en iyi yolu olacaktır. Kısmen kapalı bir sistem ayrıca şirketin çok spesifik çevresel değişikliklere nasıl cevap verdiği hakkında bilgi sağlayabilir. Bu tür veriler, şirketin bu değişikliklere nasıl cevap vermesi gerektiğini belirlemek için kullanılabilir.
Özel kullanımların yanı sıra, kapalı sistem yaklaşımı genellikle bir işletme için açık sistem yaklaşımından çok daha az popüler ve çok daha az faydalıdır. Açık sistem, bir şirketin diğer şirketlerle, müşterilerle ve tedarikçilerle etkileşime girmesini sağlar. Kapalı sistem, büyük bir şirketin tüm gerekli işlevlerini yerine getirmesi için çok fazla sınırlamaya sahip olabilir ve ayrıca sistem içindeki veriler zaman içinde önemsiz hale geldiğinden entropiye tabi olabilir. Genel olarak işletmeler, çeşitli sistemlerin hedeflenmiş veri ve çeşitli işlevler sunmasına olanak sağlayan, çeşitli derecelerde açık ve kapalı yaklaşımlara sahip çeşitli sistemler kullanarak çalışır.
