Basitçe belirtildiği gibi, temel performans göstergeleri (KPI'lar), başarı ölçütleri, kuruluşların amaçlarını gerçekleştirmedeki ilerlemelerini ve başarılarını izlemek için kullanılan araçlardır. Bir kuruluş için önceden belirlenmiş ölçülebilir hedeflerden oluşur ve bir kuruluşun başarısı için hayati önem taşıyan herhangi bir yönünü içerebilir. Etkili KPI'lar oluşturmak için bir kuruluşun açıkça tanımlanmış amaçları ve hedefleri olan bir misyonu olmalıdır. Örneğin sektörde en iyisi olmak gibi belirsiz hedefler işe yaramaz çünkü çok genişler. Hedefler ölçülebilir terimlerle ifade edilmeli ve organizasyona dahil olanlar tarafından kararlaştırılmalıdır.
Temel performans göstergeleri, raporların, elektronik tabloların veya grafiklerin herhangi bir birleşiminde sunulabilir. Belirli bir önceden tanımlanmış önlemlere dayanarak bir işletmenin veya kuruluşun gücünün görsel gerçek zamanlı görüntüsünü sağlarlar. Gösterildikleri yöntem, ölçülen hedefe ve hedef kitlesine büyük ölçüde bağlı olduğu için değişiklik gösterir.
Bu önlemler, işletmenin türüne ve hedeflerine bağlı olarak kuruluştan kuruluşa değişiklik gösterir ve bunlar finansal veya finansal olmayan olabilir. Örneğin, bir kamyon şirketi, ulusal ortalamaya kat edilen mesafe başına meydana gelen sürücülerini içeren kamyon kaza sayısının karşılaştırılmasını kullanabilir. Bu onların güvenlik kayıtlarını takip etmenin bir yolu olabilir. Acil bir sağlık bakımı tesisi, hastaların her gün tedavi görmeleri için ortalama bekleme süresini kullanabilir; bu da personel seviyelerinde ayarlamalar yapmanın veya eğitilmenin istenip istenmediğini belirlemelerini sağlar.
Aynı hatlar boyunca satışla uğraşan bir şirket, mevcut müşteriler tarafından kendilerine yönlendirilen yeni müşteri yüzdesini kilit bir performans göstergesi olarak kullanabilir. Aynı satış şirketi, her yıl belirli bir yüzde hedefi ile cari yıl karının bir önceki yıla ait karlarla karşılaştırmalı yüzdesini kullanabilir.
Bir kilit performans göstergesi tanımlandıktan sonra, kuruluşun gerçek hedefleri değişmedikçe nadiren değişir. Aslında, faydalı olmak için, bu hedeflerin kuruluşun ilerleyişinin etkili bir şekilde izlenebilmesi için yıldan yıla aynı tanımı sürdürmesi çok önemlidir. Bu şekilde, iş uygulamaları ve / veya stratejik planlama, tanımlanmış hedeflere yönelik ilerlemede bir düşüş olması durumunda yeniden incelenebilir.
