Yönetilen baskı hizmetleri, belge baskısının dış kaynak kullanımı veya belge baskı makinelerinin dış kaynak kullanımı anlamına gelir. Bu, saha dışı baskı, merkezi bir saha içi baskı alanı, merkezi olmayan birkaç saha içi alan veya son ikisinin bir kombinasyonu gibi çeşitli şekillerde düzenlenebilir. Yönetilen baskı hizmetlerinin faydaları, çalışan işçiliğinin azaltılmasını ve düşük maliyetlerdir.
Çoğu kişi yönetilen baskı hizmetlerini düşündüğünde, ilk önce akla gelen makineler, fotokopi makineleri ve yazıcılardır; çünkü bunlar, basılı belgeleri üretmek için en sık kullanılan araçlardır. Kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak, bir yazıcıya veya daha fazlasına ihtiyaç duyabilir ve bu birimlerin renkli veya siyah beyaz olarak yazdırılması gerekebilir. Aynısı fotokopi makineleri için de geçerlidir. Bazı durumlarda, çift amaçlı makineler ve hatta tarama veya fakslama gibi seçenekleri içeren çok amaçlı makineler bir şirket için en iyi seçenek olabilir.
Bu makineleri satın almak son derece pahalı olabilir. Bazı işletmeler, ihtiyaç duydukları baskı makinelerini kiralamanın maliyetini düşürür. Birçok şirket bu tür hizmetleri farklı oranlarda sunar.
İşletmenin makinelerin sahibi olması veya kiralanması olsun, fotokopi makineleri ve yazıcılar çalışmaya devam etmeleri için düzenli bir servise ihtiyaç duyacaklar ve ayrıca belirli arızalar veya olaylar için acil servise ihtiyaç duyabilirler. Kiralama düzenlemeleri sunan aynı şirketlerin çoğu, yıllık veya çok yıllı bir sözleşmeye dayanarak bu tür hizmetler de sunmaktadır. Bu tür sözleşmeler, dönem başına belirli sayıda toner kartuşunun tedarikini içerebilir ve muhtemelen belirli sayıda olay çağrısının yanı sıra düzenli olarak planlanmış servis randevularını içerecektir.
Bu tür hizmetlerin kullanılması birkaç amaca hizmet eder. Bir sözleşmedeki hizmet maliyetleri genellikle, bir sözleşmenin dışındaki tek bir arama için uygulanan ücretlerden önemli ölçüde azaltılır. Çoğu yönetilen baskı hizmetleri sözleşmesi, hizmet yanıtının yapılması gereken bir pencere belirtir. Bu, ekipmanın durma zamanını azaltmaya yardımcı olur. Çağrıda bir servis şirketine sahip olmak aynı zamanda ekipmana aşina olmayan çalışanların tekrar çalışmaya ve çalışmaya hazır hale getirmeye çalışmasını önler.
Daha büyük şirketlerde, yönetilen baskı hizmetleri, tesis içi ya da tesis dışı merkezi baskı alanı anlamına gelebilir. Bu, özel bir personel tarafından işletilen birkaç fotokopi makinesi veya yazıcı içerebilir. Bu tür merkezler ayrıca geniş formatlı baskı, ciltleme ve süsleme gibi ek hizmetler de sunabilir. Çoğu zaman, bu tür merkez daha büyük işler için tasarlanmıştır ve küçük işler için bina boyunca mevcut olan birkaç yazıcı veya fotokopi makinesiyle birlikte çalıştırılır.
