Teklif mektupları, insanları teklifin niteliği ve teklifi yapan şirketin tanıtımı için iş teklifleriyle birlikte gelen kapak mektuplarıdır. Diğer kapak mektupları gibi, teklif mektupları da okuyucuyu gerekli bilgilerle hızlı bir şekilde tanımak için tasarlanmıştır, ayrıca okuyucuyu mektubun yazarının iş için en iyi seçim olduğuna ikna eder. Bazı durumlarda, bir teklif mektubunun belirli bir format ve stile uyması gerekirken, diğer durumlarda, nitelik olarak daha serbest olabilir.
Tipik bir teklif mektubu, teklifin ele alınması amaçlanan problemin kısa bir tartışmasını ve teklifteki belirgin bilgilere genel bir bakışı içerir. Teklif mektupları, genellikle teklifin nasıl çalışacağına dair kısa bir açıklama ile birlikte zaman ve maliyet tahminlerini içerir. Teklif mektubu, teklifi veren kişinin veya şirketin deneyimini, niteliklerini ve sertifikalarını da detaylandırabilir ve şirket tarihini ve geçmiş bilgilerini de içerebilir. Belge boyunca, okuyucuyu ekli teklif materyallerini gözden geçirmeye teşvik etmek için tasarlanmış ikna edici bir tonu var.
Bir teklif mektubunun yazılabileceği bir takım bağlamlar vardır. Bir şirket veya ajans teklif için bir teklif istediğinde (RFP), RFP'ye yanıt veren kişiler genellikle teklifleriyle birlikte teklif mektupları yazarlar. Bir RFP genellikle, insanlara, yazarın nitelikleri ile katılacak harcamaların tahminine kadar, bir teklif mektubunda nelerin dahil edilmesi gerektiği hakkında iyi bir fikir verecektir. Ticari yazışmalar hakkında bilgi sağlayan referans kitaplarında genellikle birkaç örnek teklif vardır, böylece okuyucular, bir teklifi resmen yazmaları gerekmeden önce kendilerine teklif yazma hakkında bilgi verebilirler.
Bazı teklif mektupları istenmiyor. Şirketler, ürünlerini potansiyel yeni müşterilere satmak için teklif kullanabilir, çünkü postayla iletişim kurmak ucuz ve çok uygun maliyetli olabilir. Örneğin, bir ofis yazılımı üreticisi çok sayıda ofise toplu posta gönderebilir ve en azından daha fazla bilgi için sipariş veya taleplerle cevap verecek firmaların ilgisini çekebilir. İstenmeyen teklif mektubu, doğada daha genel olma eğilimindedir, böylece sayısız kişiye gönderilebilir.
Her teklif ve her teklif çok farklı olabileceğinden, teklif isteğine yanıt vermek için kullanılabilecek bir teklif şablonu bulmak zor olabilir. Genellikle, teklifi bir araya getirmek için çok fazla araştırma yapılması gerekir ve dil, okuyucu için özel olarak özelleştirilmelidir. Bununla birlikte, bir teklifin gerekli her yönünün tam olarak ele alındığından emin olmak için teklif yazarken kullanılan temel bir taslakın birleştirilmesine yardımcı olabilir. İşletmeler, gelecek tekliflerin geliştirilmesinde kullanılabilecekleri başarılı olanları not alarak eski teklif ve teklif mektuplarının kopyalarını da saklamalıdır.
