Kâr amacı gütmeyen muhasebe muhasebesinin temel bileşenleri, yardım programları ve hizmetleriyle ilgili bağış ve giderler şeklinde gelirlerden oluşmaktadır. Düzenli bir şirketin aksine, kar amacı gütmeyen bir ürün üretmez veya satmaz, bir envanter taşımaz veya satılan malların maliyetini hesaplamaz. Bunun yerine, kar amacı gütmeyen bir muhasebe sistemi, gelir kaynakları, fon kullanımına getirilen kısıtlamalar ve giderlerin doğrudan ve dolaylı program maliyetleri arasında kategorik dağılımı ile ilgilidir.
Kar amacı gütmeyen, kar amacı gütmeyen bir iştir. Operasyonel amacı kamu hizmeti sağlamada yatmaktadır. Kâr amacı gütmeyen bir kurum yasal olarak bir şirket olsa ve normal kar amacı gütmeyen bir kurumla aynı tuzaklara sahip olan mali bir ortamda faaliyet gösterse de, muhasebe girdileri farklıdır. Ürünlerin yerine programları var. Bağışlar, gelir kategorisindeki kitapların satışlarının yerine geçer. Varlıklar ve borçlar her iki durumda da aynı görünebilir, ancak kar amacı gütmeyen kuruluşlar çoğu kez finansal tablolarda farklı şekilde muamele edilmelerine veya değer vermelerine neden olan borçlar için varlıklar ve özel şartlar konusunda kısıtlamalara sahiptir.
Kâr amacı gütmeyen muhasebe için temel ayrım gelir kaynaklarından kaynaklanmaktadır. Adi olmayan kar amacı gütmeyen kurumlardan bireysel bağışlardan, vakıf ve kuruluşlardan gelen hibelerden ve devlet kurumlarından gelen bağışlardan gelirler. Program ücretlerini tahsil edebilir ve kredi alabilir. Muhasebenin en önemli meselesi, bu gelir kaynaklarına uygulanan ve kitaplara uygun şekilde taşınması gereken kısıtlamalar.
Kâr amacı gütmeyen gelir, sınırlandırılmış veya sınırlandırılmamıştır. Sınırlandırılmış olan gelir, yalnızca belirtilen masrafları karşılamak veya belirlenmiş amaçlar için kullanılabileceği anlamına gelir. Örneğin, bir vakıftan gelen bir hibe tipik olarak, cari yılda çalışan bir program için fonların kullanımını doğrudan harcamalarla sınırlayan bir sözleşme ile gelir. Bu, fonların farklı bir programa aktarılamayacağı, genel masrafları ödemek için kullanılan veya önceki yılın bütçe eksikliklerini karşılamak için uygulanamayacağı anlamına gelir. Kâr amacı gütmeyen muhasebe, bu kısıtlamaların tümünü göz önünde bulundurmalı ve yasal olarak karşılayabileceği harcamalara uygun şekilde gelir tahsis etmelidir.
Ayrıca, kar amacı gütmeyen giderler genellikle gelir kaynakları üzerindeki kısıtlamalar ile sınırlandırılmıştır. Örneğin, bir program için bir hükümet hibesi, toplam miktarın yüzde ikiden fazlasının programla ilgili seyahat masrafları için kullanılamayacağını öngörebilir. Devlet teşvikleri bazen, belirli bir tür tıbbi tedavilerde olduğu gibi, söz konusu yargı yetkisi kamu parasının belirli şekillerde harcanmasını yasakladığında, belirli harcama türlerinin tamamen karşılanması ile kısıtlanmaktadır. Kâr amacı gütmeyen muhasebe muhasebe harcamalarındaki en sorunlu kısıtlama idari veya dolaylı giderlere tahsis edilebilecek program parası miktarıyla ilgilidir. Çoğu hibeler, muhasebe sisteminin bir parçası olarak izlenmesi gereken bu tür giderlere yönlendirilebilecek azami yüzdeyi belirlemektedir.
