Organizasyonel yapı oluşturmak için en iyi ipuçları, şirketin üretim hedeflerine ulaşmak için yapılması gereken tüm görevlerin bir listesini yapmaktır. Oradan, birbirleriyle ilgili olan görevler daha sonra gruplara yerleştirmek için kolay olabilir. Bu adımın tamamlanması, doğal olarak, gerektiğinde yerleştirilmiş denetim ve yönetim pozisyonlarıyla hiyerarşik yapıları seçmeye yönelebilir. Örgütsel yapı oluşturma sürecinde bu noktanın taslağı en iyi grafik şeklinde yapılır.
Organizasyonel yapı şeması oluşturma için birçok farklı yazılım programı bulunmaktadır. Çalışanların isimleri, unvanlarıyla birlikte kutulara yazılabilir. Yeni pozisyonların unvanı, her gerekli şirket görevine dahil olan görevler göz önünde bulundurularak ve Kanada Ulusal Meslekler Sınıflandırması (NOC) veya Amerika Birleşik Devletleri Çalışma İstatistikleri Bürosu Alfabetik Listesinde bulunanlar gibi standart iş unvanları araştırılarak oluşturulabilir. Meslekler Ulusal kamu iş birimleri, ayrıca her mesleğin ücretlerini ve ayrıca örgütsel bir çizelgede ücretleri belirleme konusunda iyi kaynaklardır. Organizasyonel yapı oluşturulurken yeni pozisyonlar doldurulana kadar, grafikteki isimler iş başlığının yanında boş bırakılmalıdır.
İş unvanları ve isimleri, aynı zamanda tanımlanmış liderlerle rapor ettikleri gözetim veya yönetim pozisyonuna göre gruplandırılmalı ve birleştirilmelidir. Organizasyon şemasının en üstünde, üst yönetim personelinin adları, kendilerini raporlayan yöneticilere bağlayan çizgilerle yerleştirilmelidir. Göstererek organizasyon yapısı oluşturmak, iş adamlarının bir bakışta firmanın odaklanma alanını görmesine yardımcı olabilir. Aynı zamanda farklı bölümler yaratacaktır. Üst yönetim daha sonra bu yapıyı iyileştirme konusunda onay verebilir veya önerilerde bulunabilir ve yazılım kullanılarak ek grafik taslakları oluşturulabilir.
Bir şirketin organizasyon yapısı içerisindeki her bir bölüm, bireysel olarak iyi iş görecek şekilde değil, aynı zamanda firmanın hedeflerine ulaşmak için bütünün bir parçası olarak tasarlanmalıdır. Şirket yapısı oluşturulurken bütçe dikkate alınmalıdır, çünkü çalışan başına maaşlar işgücü maliyetlerine önemli ölçüde katkıda bulunacaktır. Yine de, her departman tarafından ve aynı zamanda her çalışanın yerine getirdiği görevler yerine getirilmeli ve ücret tutarları için belirlenmiş standartlara ve yasalara uymalıdır. Sonunda sonuçlanacak olan iyileştirmeleri yapmadan önce, her bir organizasyon şeması taslağını göz önünde bulundurmak iyi bir fikirdir.
