Malzeme yönetimi, şirketlerin tüketici talebini doğru bir şekilde karşılamak için yeterli envantere sahip olmalarını sağlamak için kullandıkları bir süreçtir. Sürecin finansal yönünü yönetmek için fiili operasyonel yönetimden muhasebe faaliyetlerine kadar pek çok adım bu süreçte sıklıkla yapılmaktadır. Malzeme yönetimi için en iyi ipuçları kaliteli tedarikçilerin seçilmesi, uygun sipariş süreçlerinin oluşturulması ve bir muhasebe envanter sisteminin uygulanmasıdır. Şirketler ayrıca bu süreçle ilgili görevleri yerine getirmek için çalışan pozisyonları oluşturmalıdır. Bir araya getirilen bu öğeler çoğu zaman güçlü ancak uygulanabilir bir malzeme yönetim sistemi yaratır.
Malzeme yönetiminin büyük bir kısmı, bir şirketin tedarik ihtiyacını karşılayabilecek satıcılara sahip olmaktır. Yetersiz kaynaklar, bir şirketin aşması zor bir durum olabilir. Tedarikçiler, bir iş verdiğinde bir şirketin emirlerini yerine getirme yeteneğine sahip olmalıdır. Birden fazla tedarikçi tedarik edilen miktar ve malzemelerin kalitesinde değişiklikler yaratabilir. Bu iki durum da bir şirketin tüketici talebini karşılamasını zorlaştırabilir ve diğer işletmelerle etkin bir şekilde rekabet edebilir.
Doğru sipariş süreçleri, bir işletmede etkin bir malzeme yönetimi süreci oluşturulmasında başka bir adımdır. Şirketler her zaman eldeki mevcut malzemeler hakkında fikir sahibi olmalıdır. Bulmacanın diğer parçaları arasında güvenlik stok rakamları ve bir şirketin normal operasyonlarda sahip olduğu ciroların miktarı yer almaktadır. Güvenlik stoğu, talep seviyesini karşılamak için malzeme siparişi verirken talebi karşılamak için gereken stok seviyesidir. Ciro bir şirketin malzeme envanteri üzerinden kaç kez sattığını belirtir, yani bir şirketin bu talebi karşılamak için yeterli envantere sahip olması gerekir.
Muhasebe envanter sistemleri malzeme yönetiminin finansal yönlerini ele alır. Şirketler kalıcı veya periyodik bir malzeme yönetim sistemi uygulamalıdır. Kalıcı bir envanter sistemi, her alım, satım veya bu rakamlara göre ayarlama gibi envanter kalemlerinin her hareketini izler. Bir periyodik sistemin, kalıcı yöntemden daha az gereksinimi vardır. Muhasebeciler envanter finansal rakamlarını ay sonunda güncellerler, böylelikle bir şirket o dönem için satın alınan ve satılan tutar hakkında bir fikir sahibi olur.
Malzeme yönetiminin bir dezavantajı, çoğu işletmede genellikle emek yoğun bir görev olmasıdır. Bu aktivitenin uygun şekilde yönetilmesi talepleri çoğu zaman hem yöneticilerin hem de çalışanların ilişkili faaliyetlerde bulunmalarını gerektirir. Şirketler çoğu zaman malzeme yönetimi operasyonlarını değerlendirmek ve faaliyetlerin uygun şekilde yürütülmesi mevcut personeli içerecek mi yoksa çalışanlar için gerekli mi olacak? Bu süreçte tüm yönetim unsurlarının dikkate alındığından emin olmak için genellikle personel alımı ve eğitimi gereklidir.
