Bir telesekreterin bırakılması, bir makineyle konuşurken garip hisseden insanlar için biraz stresli olabilir. Özellikle iş ortamlarında, belirli bir şekilde konuşmak veya belirli sözleri söylemekten kaçınmak zor olabilir. Neyse ki, sesli posta görgü kuralları, diğer iş iletişimi şekillerine oldukça benzerdir ve sesli postadan ayrılan kişi açıkça konuşup kayıt hakkında önemli bilgiler bıraktığı sürece, sesli posta görgü kuralları çoğunlukla etkin bir şekilde takip edilir. Bir iş mesajından ayrılırken kısa, doğru ve iyi konuşulduğunu hatırlamalı ve gündelik bir mesaj bırakırken sesli posta kurallarına uyduğunuzdan ve kısa ve net olduğundan emin olmalısınız.
Bir mesaj bırakırken, asıl amaç arayanın kim olduğunu ve arayanın nereden gelebileceğini gösteren kısa bir açıklama yapmaktır. Arayan kişi açıkça konuşamıyorsa, telesekreteri alan kişi bu bilgiyi alamaz. Kişi mesaj boyunca acele etmemelidir; Açıkça konuşmalı ve arayana geri dönebilmek için aramayı alan kişinin ihtiyaç duyduğu temel bilgileri vermelidir. Kayıtta bir telefon numarası bırakın ve aramayı alan kişinin anlayabilmesi için açık bir şekilde bilgilendirdiğinizden emin olun.
İş görüşmelerinde, sesli posta görgü kuralları, arayanın aramayı alan kişiyle çok rahat olmamasını belirler. Arayan, sesli postayı gerçek kişiyle etkileşim olarak düşünmelidir; eğer yüz yüze etkileşimle yüzleşir ve buna göre konuşursa, aramayı alan kişi ile nasıl etkileşime gireceğini düşünmelidir. Argo, küfür ve aşırı yakınlıktan kaçınılmalıdır, ancak bu, arayanın soğuk ve ayrık ses çıkarması gerektiği anlamına gelmez. Sesli mesaj alan herkes, parlak bir sese, soğuk veya öfkeli olanlardan daha olumlu tepki verir, bu yüzden parlak ama kibar olun.
Sesli posta kurallarına uymak için, kişi aşırı ayrıntılara ve başıboş diatribilere sahip uzun sesli postalardan da kaçınmalıdır. Telesekreter, tartışılması gereken bir konu üzerine genişlemek için uygun bir forum değildir; bunun yerine, yüz yüze görüşme veya telefon görüşmesi yapılması gerektiğini başka bir kişiyle iletişim kurmanın bir yoludur. Kısalık, iş ilişkisini engellemekten ziyade geliştirebilir ve aranan kişiden derhal bir yanıt beklememelidir. Sesli mesaj fikri bir mesaj bırakmak, tam bir sohbete başlamak ya da devam etmemek.
