Değişim yönetimi, bir organizasyonun büyük değişiklikler yapmasına yardımcı olan bir süreçtir. Çoğunlukla, değişim yönetimi sürecini kolaylaştırmak için değişim yönetimi araçları kullanılır. İşletmelerde kullanılan değişiklik yönetimi araçlarının türleri, değişikliği daha iyi yönetmek için bilgi kaydetmeye ve bilgi dağıtmaya yardımcı olan formları, şablonları ve yazılımı içerir. Diğer faydalı değişim yönetimi araçları, iletişim yöntem ve araçlarını ve değişim sürecini destekleyen vokal kuruluş üyelerini içerir.
En yaygın değişim yönetimi araçları, yazılım araçlarıdır. Yazılım değişikliği yönetimi araçları, belge oluşturma yazılımı, muhasebe yazılımı ve iletişim yazılımını içerir. İletişim yazılımı önemli bir değişim yönetimi aracıdır, çünkü etkilenen çalışanlara değişim sürecinde yaşadıkları sorunları çözme olanağı sağlar. Değişim sırasındaki iyi iletişim, küçük sorunların, değişim sürecini engelleyebilecek daha büyük sorunlara dönüşmesini engellemeye yardımcı olabilir.
Yazılım, değişimi kaydetmenin ve organizasyon üyeleri ile süreç boyunca iletişim kurmanın tek yolu değildir. Değişim yöneticileri, değişim yönetimi ile ilgili görevleri planlamak için takvimler gibi yazılı araçları kullanabilir. Cep telefonu gibi günlük araçlar, organizasyon üyelerinin değişimler hakkında iletişim kurmasını kolaylaştırabilir. Değişim yönetiminden sorumlu bir yönetici, değişime yardım eden denetçilerin elinde bir cep telefonuna sahip olduğunda, yönetici değişiklikteki sorunların en kısa sürede ona ulaşacağından emin olabilir.
Değişim yönetiminde en önemli araçlardan biri çalışan desteğidir. Bir kişinin değişimi geliştirmek için kullanabileceği fiziksel olarak temsil edilen bir araç olmasa da, değişiklikle ilgili sorunları çözmek için yöneticinin yararlanabileceği bir kaynaktır. Bir örgütün üyeleri bir değişikliği sevmediklerinde, örgütün diğer üyelerini de değişikliği olumsuz olarak görmeye ikna ederler ve bu da süreci durduran anlaşmazlıklar yaratabilir. Bir kuruluş, her düzeyde kuruluş üyeleriyle iyi iletişim kurarak, değişim yönetimi sürecini ilerletmek için üye desteğine sahip olmasını sağlayabilir.
E-posta, telefon ve ofis notları gibi olağan iletişim kanallarına ek olarak, bloglar gibi resmi ilan kanalları, halka şirketle değişim hakkında iletişim kurmanın bir yolunu verebilir. Değişiklikten etkilenen halkın üyeleri, şirketin sunduğu ürüne veya hizmete güvenen toplam yabancıları içerebilir, ancak şirketteki değişiklikten dolaylı olarak etkilenen aile veya arkadaşları da içerebilir. Süreçten etkilenenlere kuruluşla iletişim kurmanın bir yolunu vererek, bir şirketin şikayetlerinin İnternet’teki diğer yerlere gönderilmesini önleyebilir.
