Farklı iş süreci dış kaynak kullanımı (BPO) yazılımı, sağladıkları görevlere ve ne kadar kapsamlı olduklarına göre değişir. Çoğu ürün form tamamlama yeteneği sunar. Daha fazla uzmanlık, birden fazla kaynaktan bilgi almayı, muhasebe işlevlerini ve BPO profesyonelleri için bilgi veritabanlarını içerebilir.
Birçok BPO yazılımı türü, diğer çevrimiçi kaynaklardan bilgi indirme ve bir formu otomatik olarak doldurmak için kullanma seçeneğine sahiptir. Form doldurmanın yanı sıra, bazı programlar belgeyi taşınabilir bir belge dosyası (PDF) gibi kolayca verilebilen bir forma da dönüştürür. Form doldurulduktan sonra otomatik teslimat seçenekleri sunan programlar da vardır.
Bazı BPO yazılımı türleri, muhasebe işlevleri veya bu hizmetleri sağlayan bir eklenti sunar. Bu, yazılımı kullanan müteahhitlerin, tamamlanmış işler hakkındaki bilgileri doğrudan bir elektronik tabloya aktarmalarını sağlar. Çalışma saatlerini, tamamlanmış işleri ve alacakları takip etmenin bir yoludur.
Diğer BPO yazılımı türleri daha moderndir ve temel olarak otomatik veri girişi işlevselliğinden oluşur. Bu ürünlerin doğruluğu, hızı ve fiyatı değişebilir. Belirli bir kullanıcı için en önemli olan özellikleri bulmak için bir dizi yazılım ürününü araştırmak faydalı olabilir.
Piyasada hem genel hem de ısmarlama BPO yazılımı bulunmaktadır. Özel ürünlerin genellikle belirli bir ajanstan BPO acenteleri tarafından kullanılması amaçlanmıştır. Bazı yazılım şirketleri, çeşitli ajanslar için bireysel ürünler yaratacaktır. Büyük yazılım şirketlerinin çoğu müteahhit tarafından kullanılabilecek ürünler sunması daha olasıdır.
BPO yazılımı dahili olarak veya işin dış kaynaklı olduğu müteahhitler tarafından kullanılabilir. Yazılım şirket içinde kullanıldığında, genellikle çok miktarda evrak işlerinin tamamlanmasının günlük bir iş olduğu endüstriler içindir. Şirketlerin zaman kazanmalarını sağlar, böylece saatlerce veri girişi yapmak yerine temel yeterliliklerine odaklanabilirler. Yazılım aynı zamanda şirketlerin işçilikten tasarruf etmelerine de yardımcı olabilir, çünkü bu önemli görevlerin tamamlanması için gereken zaman ve kaynak miktarını önemli ölçüde azaltır.
Emlak, BPO yazılımının kullanıldığı en yaygın endüstrilerden biridir. Acenteler, aracı kurumlar için değerlendirmeler yapmak üzere sıklıkla birden fazla listeleme servisi (MLS) bilgilerine erişmelidir. Bu nedenle, özellikle emlak piyasası için özelleştirilmiş BPO yazılım ürünleri bulunmaktadır.
