Üç temel tür pazarlama otomasyonu yazılımı vardır: listeleri basit bir şekilde derleyenler, bilgilerin listelenen kişilere aktarılmasını kolaylaştıranlar ve alıcılarla kişisel bir ilgisi olacak şekilde tasarlanmış mesajlar sunmak için bu listelerin birkaç versiyonunu koruyanlar. Her durumda, yazılım programı aynı hedefe sahiptir: yani potansiyel müşterilere reklam içeriği sunmak. Fark, hedeflemenin özgüllüğü ve karmaşıklığıdır.
Pazarlama otomasyonu yazılımı, bireysel olarak tüketicilerin ticari talepte bulunmalarını, posta yoluyla, telefonla veya e-posta yoluyla tanımlamak ve hedeflemek için programlanmış bir bilgisayar uygulamasıdır. Programların tümü ya e-posta mesajları gönderiyor, baskı ve dağıtım siparişleri üretiyor ya da genellikle “robocalls” olarak bilinen otomatik telefon görüşmeleri yapabiliyor. Birçok program daha fazlasını da yapabilir. Seçici olarak farklı demografik bilgileri hedeflemekten karmaşık pazarlama analizi raporları oluşturmaya kadar her şey, çoğu pazarlama otomasyon yazılımı platformunun alanı içerisindedir.
Reklam gönderme ve kör talepler, birçok şirketin pazarlama stratejilerinin önemli bir parçasıdır. Müşteri tabanları genişledikçe ve pazar rekabeti gittikçe şiddetlendikçe, potansiyel alıcıların listesi binlerce kişiyi sıralayabilir. Bu adresleri veya telefon numaralarını el ile girmek çok fazla zaman alabilir ve genellikle oldukça fazla hata ve yanlışlık sıklığı taşır.
Birçok bakımdan, bu girdi yükünü hafifletmek için pazarlama otomasyonu yazılımı oluşturuldu. En temel yazılım programlarının birçoğu veritabanı derleyicilerinden biraz daha fazlasıdır: telefon defterleri, emlak vergileri ruloları ve abone bazları gibi merkezi depolardan adlar ve iletişim bilgileri alırlar. Programlar daha sonra listeleri birleştirir, hataları kontrol eder ve insan pazarlama yöneticilerine iletir.
Pazarlama otomasyonu yazılımı birçok durumda reklam malzemelerinin dağıtımını kendisi de yönlendirebilir. Bu, özellikle e-posta ile ilgili durumlarda geçerlidir. İstenmeyen ticari e-postaların büyük çoğunluğu bir kişi tarafından değil, bir bilgisayar tarafından gönderilir. Elbette bir kişi ilk önce mesajı yazar, ancak daha sonra programa dağıtımını merkezi dağıtım listesindeki tüm isimlere batırmak için devam eder. Bu aynı zamanda çoğu toplu pazar postası ve bilgisayardan gelen talep telefon görüşmeleri için de bir süreçtir.
En gelişmiş pazarlama otomasyon programı yazılım programları, dağıtım listesini benzer kişilerin daha farklı gruplandırmasına daraltabilir. Bu tür programlar, diğer şeylerin yanı sıra yaşa, cinsiyete ve coğrafi bölgeye göre isimleri tanımlama ve sıralama yeteneğine de sahiptir. Demografi genellikle çeşitli kamu kaynaklarından veri ödünç alan karmaşık bir algoritma kullanılarak filtrelenir. Bu tür bir yazılım programı, birden fazla ürünü satan büyük şirketler veya bir tüketici tabanının farklı sektörlerine hitap etmek için tasarlanmış benzer bir reklamın farklı yinelemelerine sahip şirketler için değerli bir iş aracıdır.
Pazarlama otomasyonu yazılımı genellikle yasaların izin verdiğinden daha fazla şekilde kullanılabilir. Dünyanın dört bir yanındaki birçok ülkede tüketicilerin ne zaman ve nasıl hedeflenip talep edilebileceğini belirleyen yasalar veya düzenlemeler vardır. Programın yürüttüğü pazarlama yaklaşımlarının yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uygun pazarlama teknikleri olmasını sağlamak için, yazılım yazılımı her zaman yazılım sahibine aittir.
