Kamu kayıtları, kamu denetimine açık olan kayıtlardır. Bu kayıtlar genellikle depolandıkları yerde inceleme için halka ücretsiz olarak sunulur. Diğer durumlarda, küçük bir ücret karşılığında kullanılabilirler. Genel kayıtlar genellikle nerede tutulduklarına ya da bulundukları yere göre adlandırılır. Mahkeme kayıtları, devlet kayıtları, ilçe kayıtları ve şehir kayıtları vardır. Ayrıca federal hükümet tarafından tutulan halka açık kayıtlar vardır.
Teorik olarak, bir demokraside, vergi mükellefi pahasına üretilen ve ödenen herhangi bir kayıt kamuya açık bir kayıt olmalıdır. Bununla birlikte, bu kayıtların hemen bulunamadığı durumlar olabilir. Bu, kayıtta yer alan bilgilerin ulusal güvenliği tehlikeye sokacağı, bir davaya müdahale edeceği veya bir kişinin mahremiyet hakkını ihlal ettiği durumlarda meydana gelir. Bir noktada, kayıtlar kullanılabilir duruma getirilebilir. Bunlara sınıflandırılmamış kamu kayıtları adı verilebilir.
Her bireysel yargı alanı kamu kayıtlarını biraz farklı şekilde ele alır. Örneğin, bazı eyaletlerde doğum belgesi almak, hayati istatistiklerin bulunduğu bir devlet ofisi ya da benzer bir ofisi ile ilgilenmeyi gerektirebilir. Diğer durumlarda, bu tür istatistiklerden sorumlu bir ilçe ofisi ile ilgilenmek gerekecektir. Bazı durumlarda, görünüşte alakalı kayıtlar bile iki farklı yerde tutulacaktır. Bir evlilik cüzdanı ilçe ofisinde tutulabilir. Aynı evlilikle ilgili boşanma kararı genellikle mahkeme katipinde tutulur.
Bu nedenle, halka açık bir kayıt arayan bireyin tam olarak ne tür bir kayıt istediğini anlaması önemlidir. Bu, arama sürelerini kısaltabilir veya yanlış yere gitmenin zorluğunu azaltabilir. Her eyalet ve ilçe farklı bir sisteme sahip olabileceğinden, ileriye arama yapmak, gereken kamu kayıt türlerini belirlemek ve nerede olduklarını sormak en iyisidir.
Bazı durumlarda, kamu kayıtlarının kopyaları bir kişiye gönderilebilir, ancak bu çoğu zaman kamu kayıtlarının türüne bağlı olacaktır. Özgür kamu kayıtlarının bile, bir bireye gönderilmesi durumunda, bunlarla ilişkili kopya ve posta ücretleri olacaktır. Eyalet ve federal yasalara göre, bu ücretlerin makul olması ve kayıtların üretilmesiyle ilgili maliyetleri doğru bir şekilde yansıtması gerekir. Malzemelerin giderini ve kayıtları arayan çalışanın zamanını içerebilir.
Bazı durumlarda halka açık aramalar çevrimiçi olarak yapılabilir. Bunlar, kamu sabıkası kayıtlarını, mülk kayıtlarını ve diğer mahkeme kayıtlarını içerebilir. Bilgiler fiziksel kayıtlarla aynı biçimde olmamakla birlikte, temel bilgiler genellikle hepsi mevcuttur. Aksi takdirde, çevrimiçi arama tam kayıtlara nasıl erişileceği hakkında ayrıntılı bilgi verebilir.
