Teklifler normalde iki amaç için kullanılan iş belgeleridir. Genellikle, potansiyel bir müşteriden gelen sorguya cevap olarak bir teklif hazırlanır. Diğer zamanlarda, belge, bir iş fikrini finansman veya başka bir destek sunabilecek durumda olan birine vermek için hazırlanır. Her iki durumda da, belgeye daima olumlu bir cevap alma şansını artıracak temel bir teklif kuralları seti vardır.
Potansiyel bir müşteri resmi bir Teklif Talebi veya Teklif Talebi yayınladığında, işlerin çoğu önceden yapılmış durumdadır. RFP, dikkate alınmadan önce teklife hangi verilerin dahil edilmesi gerektiğini söyleyecektir. RFP birçok durumda bu verilerin nasıl sunulduğunu ve düzenlendiğini de belirleyecektir. RFP'deki metin ve terimlerin kullanılması, alıcıyı etkileyecek ve iş kazanma şansınızı artıracak bir teklif şablonu tasarlamayı çok daha kolay hale getirecektir.
Teklif kuralları ayrıca teklifinizin metnini açık ve kesin tutmanızı da şart koşar. Ana teklif fikirlerini mümkün olduğu kadar doğrudan karşı karşıya getirmek istiyorsunuz. Bu, bitmiş teklif biçimini okuyanların ilgisini yarı yolda bırakma ve rekabetiniz tarafından sunulan teklife geçme şansını en aza indirecektir. RFP'de yer alan teklif kılavuzları bu tür bir sözlü yayın için özellikle izin vermedikçe, argo veya teknik terimler kullanmaktan kaçının.
Açıklığın yanında, doğru yazım ve noktalama işaretleri teklifin başarısı için son derece önemlidir. Çok sık, aksi takdirde mükemmel bir teklif atılır, çünkü metindeki hataların okunmasını zorlaştırır. Teklif kuralları, teklifin sunulmadan önce her türlü yazım veya noktalama hataları için belgenin eksiksiz bir şekilde kontrol edilmesini gerektirir.
RFP, görsel unsurların kullanımı veya bir başlık sayfasının eklenmesi gibi unsurları belirtmediğinde, genel teklif rehberleri bu tür ekstraların bitmiş belgeye eklenmesini gerektirir. Küçük resim, logolar, tablolar ve diğer resimler, metnin keskin görüntüsünü bozmaya yardımcı olur ve belge okunurken göze ferahlık katar. Bununla birlikte, görsel unsurları dikkatli bir şekilde kullanın. Onları bariz bir sebep olmadan eklemek, teklifinizin etkinliğine zarar verecektir; çünkü diğerleri, o kadar aşırı vitrinlerin arkasına ne saklamaya çalıştığınızı merak edecektir.
Temel teklif yönergelerinin izlenmesi, bitmiş belgenizin amaçlanan amacına ulaşma potansiyelini büyük ölçüde artıracaktır. Resmi bir Teklif İsteği sağlanmadıysa ve nereden başlayacağınız konusunda hiçbir fikriniz yoksa, nasıl devam edeceğinizle ilgili bazı genel fikir edinmek için örnek tekliflerden yararlanın. Küçük bir uygulama ile, kısa sürede doğru, okunaklı, iyi organize edilmiş ve aradığınız işi veya desteği kazanmanıza yardımcı olacak büyük olasılıkla bir teklif hazırlayabilirsiniz.
