Bir fatura, doğru ve profesyonel olması için birkaç parça gerektirir. Her şeyden önce, "fatura" kelimesi, kağıdın üst, orta kısmında büyük harflerle yazılmalıdır.
Bunun altında ve solda, faturalandırılan şirketin veya bireyin adı ve iletişim bilgileri listelenmelidir. Bu fatura gönderilecek ise posta adresini içerir. Belge serbest çalışma için oluşturulmuşsa, posta adresi gerekli olmayabilir ve hatta bilinmeyebilir. Bu durumda, e-posta adresi veya ilgili diğer irtibat bilgileri listelenmelidir.
Faturalandırılan kişi veya şirketin adı ve iletişim bilgilerinin altında, fatura, faturayı yapan işletmenin adını ve iletişim bilgilerini içermelidir. Bu, müşterinin veya müşterinin ödeme göndermek için gerekli bilgilere sahip olmasını sağlar. Bir kez daha, iş serbest çalışma olarak tamamlanırsa ve ödeme çevrimiçi olarak yapılacaksa, çevrimiçi ödeme bilgileri bu bölüme dahil edilmelidir.
Fatura ayrıca faturanın ne için olduğunu açıklayan bilgiler de içermelidir. Örneğin ürünler içinse, müşterinin satın aldığı öğelerin bir listesini içermelidir. Fatura hizmetler içinse, belge verilen ve hangi şartlar altında verilen hizmetleri listelemelidir.
Hizmetler bir proje için yapılmışsa ve ödeme tutarı önceden kararlaştırılan sabit bir ücret ise, bu faturada listelenmelidir. Öte yandan, düzenleme saatlik bir ücretse, faturalanan saat sayısı dahil edilmelidir. Hizmetlerin verildiği tarihleri belirtmek de faydalı olabilir. Alt kısımda, hizmet veya ürünlere borçlu olunan toplam miktar listelenmelidir. Bu kısım, karışıklığı önlemek için toplam miktar olarak açıkça işaretlenmelidir.
Faturaların takip edilmesine yardımcı olmak ve müşteriye ya da müşterinin ne kadar para ödediğini takip etmesine yardımcı olmak için belgenin bir numarası da olmalıdır. Bu sayı sağ üst köşede olmalıdır. Faturanın gönderildiği tarih de bu numaraya eklenmelidir.
