Küçük para, bir şirketin maddi olmayan harcamalar için elinde tutacağı az miktarda paradır. Küçük nakit mutabakatı, küçük nakit harcamalarının makbuzlarına bakma ve toplamı orijinal nakit miktarıyla eşleştirme sürecidir. Adımlar, bireysel küçük nakit taleplerini gözden geçirmeyi, harcanan para için makbuzları analiz etmeyi, parayı dengelemeyi, günlük girişlerini kaydetmeyi ve parayı doldurmayı içerir. Muhasebe departmanı genellikle bu görevleri yerine getirir, ancak küçük şirketler sahiplere veya sekreterlere güvenebilir.
Çoğu şirket çalışanların küçük bir belge doldurmalarını veya küçük para talep etmelerini ister. Bunun için şirket yetkilendirmesi gerekebilir, böylece şirket ticari olmayan amaçlar için para vermekten kaçınır. Bu aynı zamanda muhasebecilere küçük nakit fonları olduğunu izlemekte ve paranın çalışan tarafından çalınmamasını sağlamak için bu kişilerle takip etmelerini sağlamaktadır. Küçük para talebi, artık geri kalan para ve küçük para mutabakatı için satın alma makbuzu ile birlikte muhasebeciye geri dönecektir.
Muhasebeciler, küçük nakit mutabakatından geçerken makbuzları dikkatlice analiz etmelidir. Bu, muhasebecilere paranın yanlış harcandığını veya satın alınan malların şirket tarafından gerekli olmadığını keşfetmelerini sağlar. Bireysel makbuzların mutabakatı için temel işlem, ilk fon talebini artık nakit ve makbuzla eşleştirmektir. Tamamlandığında, muhasebeci daha sonra bütün küçük nakit fonlarını uzlaştırır.
Küçük nakit mutabakatı, küçük kasa kutusunun başlangıç bakiyesinin alınmasını ve iade edilen makbuzlara dayanarak toplam harcamaların çıkarılmasını içerir. Muhasebeci daha sonra kutuda bulunan parayı toplayabilir ve bunu hesaplanan rakamla karşılaştırabilir. Rakamlar eşleşirse, küçük nakit mutabakatı tamamlanır. Farklılıklar, muhasebecinin hatayı bulmasını ve paranın hesaplanan rakamdan daha yüksek veya düşük olup olmadığını keşfetmesini gerektirebilir. Şirketler bu farklılıkları maddi olarak göremez ve eksik bir uzlaşmaya neden olabilir.
Makbuz eşleştirme işlemi tamamlandığında, muhasebeci harcamaları muhasebe defterine kaydetmek için bir günlük girişi oluşturacaktır. Büyük kuruluşlar tutarı çeşitli gider hesabına kaydedebilir. Küçük işletmeler bu harcamaları ayırmak isteyebilirler, böylece büyük çeşitli masraf hesaplarına sahip olmazlar. Bir kez kaydedildiğinde, muhasebeci küçük nakit fonlarını doldurma talebinde bulunacaktır. Bu, genellikle borçlu departmanlara bir çek talebi göndermeyi, mal sahibinden veya yöneticiden izin talep etmeyi ve çekin şirketin bankasında ödenmesini içerir. Fonlar daha sonra kullanılmak üzere kasa içine girecek.
