Çok fazla iş şimdi e-posta yoluyla yapıldığından, iş e-posta kurallarının anlaşılmasının önemi büyüktür. Akılda tutulması gereken birkaç kural, bir kişinin kitlesini tanımak, iletişimi kısa tutmak ve konuya odaklanmak ve işletme e-postasını normal işletme postalarına benzer şekilde tutmaktır. Ticari e-posta kuralları için bu kurallar dahilinde birkaç istisna vardır.
Bir kişi bir iş sorgusuna veya bir iş ilanına yanıt veriyorsa, birinin ek gönderip gönderemeyeceği konusunda ne zaman karar verdiğinizden emin olun. Bir iş ilanına cevaben bir işletme e-postası esasen bir kapak mektubu olmalıdır. Çoğu reklam bir özgeçmiş eklenip eklenmeyeceğini veya özgeçmişi kesip yapıştırmayı belirtecektir. Bazı şirketler ekleri açmaz ve ekleri olan e-postayı siler.
Ayrıca, bir bağlantı kabul edilebilir olduğunda, uzun olmadığından emin olun. 150 k'dan fazla bir şey göndermek, çoğu durumda iş e-posta kurallarının büyük bir ihlali olarak kabul edilir. Ancak, iki kişinin birlikte çalıştığı bir proje, zaman zaman daha fazla yer kaplayan grafikler veya proje dosyaları gerektirebilir. İş ortağının bunların e-posta yoluyla gönderilmesini isteyip istemediğini kesin olarak anlayın. Bir e-postanın yüklenmesinin ne kadar sürdüğünü kesmek için bir salyangoz posta diski kopyasını tercih edebilir.
İş e-posta kuralları, kişilere hitap etmede formalitenin kullanılmasını önerir. Genel olarak, bir kişiyle sohbet ediyor olsaydı, olduğu gibi insanlara hitap edin. Eğer biri genellikle Bay Brown olarak hitap ediyorsa, Bay Brown'ın ilk ismini kullanarak bir harfe basmayın. Biri genellikle Bay Brown'u ilk adı ile çağırırsa, ticari e-posta etiketi daha az resmi adrese izin verir.
Birinin bir kadının evli durumunu bilmediği durumlarda, işletme e-posta kuralları, Bayan terimini önerir. Bunun bir istisnası, doktorlara e-posta göndermektir. Bu durumda, Dr.
Birinin e-postasının içeriğiyle ilgili belirli bir konu satırı içerdiğinden emin olun. Bu, “Craig'in Listesinde 1351 numaralı İşi Cevapla” ya da “Seçeneklerimizi tartışmak için bu hafta görüşelim.” Olabilir.
Ticari e-postalar, arkadaşlarınız arasında geçici e-postalarda oluşabilecek yaratıcı noktalama işaretlerine, gülen yüzlere veya diğer şekillere ihtiyaç duymaz. Ayrıca sohbet kısaltmaları içermemelidir. İki yakın iş ortağı onları e-postalarına dahil edebilir, ancak genellikle resmi olan daha iyidir.
Alanı kısaltmak için başkası tarafından gönderilen tüm materyalleri alıntılamayın. İlgili olduğunda, yalnızca kısa malzeme parçalarını kesin, yapıştırın ve teklif verin. Materyal alakalı değilse, bir mesaja cevap vermeden önce alıntılanan materyali silin. Ayrıca, kendi malzemesini kısa ve noktaya getirin.
Ticari e-posta kuralları ayrıca bir iyi gramer, iyi oluşturulmuş cümleler ve doğru yazılmış kelimeler kullanarak iletişim kurmayı gerektirir. Eğer biri bu alanlarda güçlü değilse, iletişim oldukça aptal görünebilir ve birinin daha az akıllı görünmesini sağlayabilir. Materyalin yazım ve dilbilgisi kontrolünden emin olun ve sonra anlamlı olduğunu doğrulamak için tekrar tekrar yüksek sesle okuyun. Dilbilgisi hala sorun olmaya devam ediyorsa, yazılı iletişimin geliştirilmesine yardımcı olmak için işletme yazımında bir ders düşünün.
Son olarak, iş ortaklarını birinin şaka listesine eklemeyin. Bu, işletme e-posta kurallarının açıkça ihlal edilmesidir. Biri şakaları seven biriyle çalışıyorsa, birinin listesine eklemek için özel e-postalarını isteyin. Ayrıca, zincir postaları asla bir iş ortağına iletmeyin. Bir virüs uyarısı alırsa, iş ortaklarına göndermeden önce İnternet sahte sitelerini kontrol edin. E-posta ile gönderilen virüs uyarılarının çoğu aldatmacadır ve gereksiz alarma neden olur veya işletme odaklı bir posta kutusunun ne olması gerektiğine yer açar.
