Bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi, işletmelerde özel olarak entegre bir bilgisayar uygulamasıdır. ERP sistemleri genellikle bir şirket için faydalı olsa da, ERP uygulamasının ve sürekli kullanımın maliyeti, birkaç faktöre bağlı olarak değişebilir. Örneğin, ERP sağlayıcısı, şirketin büyüklüğü, ERP modüllerinin ve kullanıcılarının sayıları ve müşteri hizmetleri veya teknik destek sadece birkaç uygulanabilir faktördür. Neyse ki, şirketlerin teklif almasını ve bu faktörleri azaltmada yardımcı olabilecek tedarikçilerle sözleşme yapmasını sağlayan birkaç ERP sağlayıcısı var.
ERP satıcılarının sistemlerine farklı yaklaşımları var. ERP uygulamalarının maliyeti, tipik olarak insan kaynakları, finans, dağıtım ve ürün yönetimi içeren sistem omurgası tarafından yönlendirilir. Bu temel modüller, bir şirketin standart işlemlerinin çoğunu kapsayabilir. Yalnızca bu uygulamaların kullanılması, bir şirketin ERP sisteminin maliyetini düşürür. Şirketler bu modülleri satıcılarla tartışabilir ve ERP omurgalarının aynı olup olmadığını veya birkaç farklı modül veya uygulama sunduğunu görebilirler.
ERP'nin maliyeti bir şirketin büyüklüğüne de bağlıdır. Örneğin, birden fazla lokasyona sahip şirketler, bilgileri elektronik olarak aktarmak için İnternet tabanlı bir sisteme ihtiyaç duyacaklar. Bu web tabanlı uygulamalarda ve şirket intranetlerinde güvenliğe ihtiyaç duyulmasını sağlar. Sunucular, kişisel bilgisayarlar, dijital lisanslar ve diğer öğeler, ERP sistemlerini uygularken maliyetleri artırabilir. Birden fazla konum, her bir yerde ihtiyaç duyulan bilgisayar donanımıyla sonuçlanabilir ve ERP sistemleri için başlangıç maliyetini ve gelecekteki bakım maliyetlerini artırabilir.
Bir ERP sistemi tarafından kullanılan modüllerin sayısı da maliyetleri etkileyebilir. Üretim verilerini işlemek için modüller eklemek, bilgi tedarik zinciri işlemleri satın almak ve ürün yönetimi maliyet veya ERP'ye eklenebilir. Bu modüller şirkete değer katabilirken, bu modülleri çalıştırmak için daha fazla donanım ve yazılım uygulamasına ihtiyaç duyulduğundan maliyetleri yükseltirler. Ayrıca, bu modülleri şirketin belirli alanlarında çalıştırmak için uzman işçilere daha fazla fırsat sağlar. Ek olarak, arttırılmış modüller ERP sistemine erişmesi gereken daha fazla kişiye yol açabilir. Yazılım satıcısının şirketlerin sisteme erişen kullanıcı sayısına göre bir fiyat ödemesini gerektirmesi durumunda, ERP'nin maliyeti artar.
ERP sistemleri genellikle bire bir yapılan iş gideri değildir. ERP'nin maliyeti, müşteri hizmetleri, teknik destek ve geliştirmelerden kaynaklanan kalıcılıkla devam edecektir. Şirketler, ilk ERP sözleşmesinin ilk birkaç yıl için bu ücretsiz bedelleri içerip içermediğini veya şirketin destek için para ödeyip ödemeyeceğini belirlemelidir. Bazı satıcılar, başlangıçtaki destek maliyetine sahip bir müşteri hizmetleri paketi içerebilir ve şirketin destek ve servis için ödeme yapması gerekmeden birkaç yıl önce destek ücretlerini hafifletir.
