Bir teklif sözleşmesi, belirli bir işi tamamlamak için gereken toplam maliyetin bir tahminidir. Çeşitli iş biçimlerinde kullanıldığında, böyle bir sözleşme çalışmanın tamamlanmasını isteyen kişiye veya işletmeye iletilir. Bazı durumlarda, maliyet teklifleri, çeşitli isteklilerden toplanır ve bunlardan biri veya daha fazlası işi tamamlamak için seçilir.
Böyle bir sözleşme, teklif talebi (RFP) olarak adlandırılan şeyle başlayabilir. Bu, belirli bir işe teklif vermek için bir davettir. RFP genellikle tamamlanacak işin ayrıntılarını netleştirecektir. Bu özellikler çalışma zaman çizelgelerini veya son tarihleri, işin yerini ve tedarikçinin teklifini etkileyebilecek diğer detayları içerebilir. RFP, uygun bir teklif sözleşmesi için gereken bazı spesifikasyonları açıkça belirtmiyorsa, potansiyel tedarikçinin daha fazla bilgi için talep edenle iletişim kurması gerekecektir.
Teklif sözleşmesini yazarken, tedarikçinin işin tamamlanması için gereken malzemeler, işe harcanan zaman ve işçilik maliyetleri gibi şeyleri göz önünde bulundurması gerekebilir. Bunlar genellikle tamamlanacak işe ve iş için gerekli eğitim seviyesine bağlı olarak değişecektir. Örneğin, bir iş ne kadar teknik olursa, hem malzeme hem de işçilik o işi tamamlamaya mal olabilir. Teklif yazılırken tüm masrafların karşılandığından emin olmak için bir teklif şablonu kullanılabilir.
İhale sözleşmesinde, tedarikçinin işten yapmak istediği kar da göz önünde bulundurulmalıdır. Çoğu durumda, bu teklifler, iş için teklif teklifini karşılaştırmak üzere teklif isteyen işletme için bir yoldur. İş için rekabet eden tedarikçiler ne kadar fazla olursa, bazılarının ortalama kar marjının altında kalması kabul edilebilir. Gerekli kar marjı ne kadar düşükse, toplam teklif o kadar düşük olabilir.
İhale sözleşmesinin önemli bir yönü değişiklik maddesi olabilir. Bir değişiklik maddesi, tedarikçinin işi tamamlamak için daha fazla paraya veya zamana ihtiyaç duyması halinde teklifte bir değişiklik talep etmesine izin verebilir. İş, herhangi bir şekilde inşaat, tadilat veya inşaat gerektiriyorsa, bu çok önemli olabilir. Bir yüklenicinin bu tür bir maddeyi teklife yazmaması halinde, beklenmeyen hafifletici koşullar altında olan bir işi bitirmek için gereken ilave maliyetler tedarikçiye düşebilir.
İhale sözleşmesi kabul edildikten sonra, yüklenici genellikle son nüshayı şahsen imzalamak zorunda kalacaktır. Bu zamanda, tedarikçiyi kiralayan işletmeden bir temsilci de sözleşmeyi imzalamalıdır. Aynı anda birden fazla orijinal kopya imzalanmalı ve her iki tarafça da dosyada tutulmalıdır.
