Bir sözleşme yapmadan önce, devlet kurumları ve şirketleri satıcıları ve iş ortaklarını teklif vermeye davet eder. Teklif değerlendirme süreci, her satıcının teklifinin şart ve koşullarını gözden geçiren sözleşmeyi vermeyi planlayan kuruluştan karar vericileri içerir. Sözleşmeler tipik olarak en iyi toplam değeri sağlayan firmaya verilir.
İhale süreci normalde, bir hükümet veya işyeri şirketi çevrimiçi olarak veya yerel gazetelere, gerçekleştirmeyi planladığı bir projenin ayrıntılarını verdiğinde başlar. Yeni okullar, hastaneler veya yollar inşa etmeyi planlayan hükümetler genellikle inşaat firmalarından teklif almaya davet ediyor. Diğer durumlarda firmalar, telefon hatları, iletişim ağları veya bilgisayar sistemleri kurmak gibi hizmet sözleşmeleri için teklif vermeye davet edilebilirler. Teklifleri davet eden kuruluş, her yükleniciye, proje için harcayacağı maksimum tutar ve başarılı teklif sahibinden almayı beklediği kesin hizmet ve mal türleri hakkında net talimatlar sağlamalıdır.
Satıcılar teklifleri yazılı olarak sunarlar, ancak teklif değerlendirme süreci her satıcının teklifin kilit noktalarını vurgulamak için sözlü bir sunum hazırlamasıyla başlayabilir. Genel olarak teklif değerlendirme sürecine genel bir panel uygular ve panelistlerin tümü her satıcının sunumuna katılır. Sunum sona erdikten sonra, panel üyeleri, sunum yapan kişiye teklifin özel detayları hakkında sorular sorma fırsatına sahip olur.
Teklif değerlendirme sürecine dahil olan kişiler genellikle bir fizibilite çalışması yapmak için birini görevlendirirler. Bu, önerilen fiyatlamanın makul ve gerçekçi olup olmadığını görmek için teklif edilen teklifin her bir yönünün maliyetine ilişkin araştırma yapmayı içerir. Bir hükümet veya kurum, onaylanmış bir teklifin bütçe üzerinden geçmesi durumunda finansal sorunlara neden olabilir, bu yüzden fizibilite çalışması değerlendirme sürecinin önemli bir parçasıdır. İstekli firmanın, işi yürütmek için gerekli lisanslara sahip olmasını ve ilgili kişilerin projeyi tamamlamak için gerekli becerilere ve niteliklere sahip olmalarını sağlamak için teklif sahibinin kimlik bilgileri üzerinde kontroller yapılır.
İncelemeyi geçmeyen teklifler, diğer tekliflerin fiyatları karar vericiler paneli tarafından incelenirken reddedilir. Teklif edilen şartlar karşılaştırılabilir ise, karar vericiler genellikle en ucuz teklifi kabul eder. Bazı durumlarda, teklifi veren işletme, fiyat tavizlerini almak için teklif verenlerle görüşmeler yapabilir. Teklif değerlendirme süreci, bu görüşmeler tamamlandıktan sonra sonuçlarına ulaşır. İstekliler daha sonra panelin nihai kararı hakkında bilgilendirilir.
