Hesap çizelgeleri, esasen bir kuruluşun finansmanı ile ilgili gelir ve giderler için çeşitli kategorilerin bir listesidir. Bir hesap çizelgesindeki satır öğelerinin tam yapılandırması bir kuruluştan diğerine biraz değişebilirken, hemen hemen her muhasebe defterinde bulunacak birkaç temel kategori vardır. Ek kategoriler, özel amaçlar için ayrılan yardım fonları veya şirket ile ilişkili bir genişleme projesi için ayrılan varlıklar gibi kuruluş tarafından yürütülen işin doğasını yansıtabilir.
Bir hesap çizelgesinde bulunan temel kategori grubu, neredeyse her hane bütçesinde bulunanlardan farklı değildir. Bunlar, kira veya ipotek bakiyeleri ve ödemeleri, temel hizmetleri ve kredi kartı bakiyeleri gibi her ay ödenen borçları içerir. Bu kategorilerin tam sırası, bir dizi satır öğesinin oluşturulmasıyla veya genel bir defter yaklaşımı izlenerek ve geniş kategoriler altında bazı maddeleri içererek tanımlanabilir. Örnek olarak, hesap planını, elektrik, su ve telefon hizmetlerinin satır öğelerinin tümü, tek başına kategoriler olarak görünmek yerine, Yardımcı Programlar kategorisinde gruplanacak şekilde yapılandırmak faydalı olabilir.
Bir hesap çizelgesinde yer alan temel kategorilerle birlikte, genellikle belirli bir işletmeye özgü olan atamalar da vardır. Kar amacı gütmeyen kuruluşlar, üyelik aidatlarının kaydedilmesine, fon yaratma faaliyetlerinden elde edilen gelirlerin veya belirli bir proje fonuna uygulanacak tahsilatların yapılmasına izin veren satır öğelerini kullanabilir. Şirketler ile birlikte, hesap planı her zaman yapının bir parçası olarak Borçlar ve Alacaklar'ı içerecektir. Belirli bir bölüme tahsis edilen isteğe bağlı fonların düzenli olarak izlenmesine veya şirketin bulunduğu yer tarafından genel kullanıma izin veren kategoriler de vardır.
Birçok kuruluş, hesap çizelgesine yansıtılan her kategori için hem alfa hem de sayısal bir adlandırma oluşturulmasını gerektiren bir hesap sistemi kullanmayı seçmektedir. Ana kategoriler altında kalan alt kategoriler varsa, bu genellikle defterlerde kullanılan numaralandırma sırasını ayarlarken dikkate alınır. Aynı isimler hem bilanço hem de kurumun gelir tablosunda satır kalemleri olarak görünecektir. Bu süreci izleyerek referans işlemlerini geçmek ve finansal kayıtların uygun şekilde dengeli kalmasını sağlamak çok kolaydır.
