Bir şirketin kredi kartı birkaç şekilde tanımlanabilir. Özellikle küçük şirketler olmak üzere şirketin tüm üyeleri için kullanılabilen bir kart olabilir. Bu kartlar, günlük olarak bir şeyler satın almanın ana aracı olarak kullanılabilir. Alternatif olarak, bir şirket, özellikle iş için seyahat etmek zorunda olan ve yol boyunca işletme tarafından karşılanan masrafları ödemek zorunda kalanlar olmak üzere birkaç çalışana kredi kartı verebilir.
İşletme, kullanımının kesinlikle onaylanmış işletme giderleri için olması şartıyla, her iki şirket kredi kartı için de fatura ödemekten sorumludur. Bu bazı sorunlar yaratabilir ve insanlar kartları kullanırken dikkatli makbuz ve kayıt tutmaya dikkat etmek zorundadır. Bir çalışan, gerçekten işletme gideri olmayan ücretlerden sorumlu olabilir ve kartta gerçekten işle ilgili olmayan şeyleri satın almak, bazı durumlarda bir işten feshetmeye neden olabilir.
Bazı çalışanların bir şirketin kredi kartını kötüye kullanacağı doğrudur, ancak ayrıntılı açıklamalarda kaydedilen ilerlemelerle bunun hızlı bir şekilde keşfedilmesi olasıdır. Bazen yanlışlıkla suistimal meydana gelir. İnsanlar kartlı şeyler için ödeme yapmaya alışınca, yanlış kartlı şeyler için ödeme yapmak çok kolaydır. Bir çalışan, şirketin kredi kartıyla yanlışlıkla bir alım yaptığını bildirirse, işverenleri derhal bilgilendirmeli ve şirketi derhal telafi etmeye hazır olmalıdır.
Çalışanların meşru işletme giderleri olan şeyleri, kişisel kullanım için satın aldıkları şeyleri satın almaları durumunda daha karmaşık bir sorun ortaya çıkar. Yine, ayrıntılı makbuz tutma, şirketin işiyle ilgisi olmayan şeyler satın almadığından emin olmanın anahtarıdır. Bundan kaçınmanın bir yolu, ticari ve kişisel harcamaları içeren bir alım yaparken ayrı işlemler istemektir ve sonra bu işlemler için ödeme yapmak için şirketin kredi kartını ve kişisel bir kartı kullanmaktır.
Bazen, adlarında bir şirket kredi kartı verilen kişiler, sık uçuk paralar gibi, kartla birlikte sunulan avantajlardan yararlanabileceklerini merak ediyorlar. Çalışanın perks veya hediye puan kullanmasına izin verilmesi kararı işverene bağlı olmalıdır. Bu belirsiz olduğunda, çalışanlar herhangi bir ikramiye kullanmadan önce işverenleriyle doğrulamalıdır. Şirket bunları çalışanlara hediye vermek veya uçak yolculuğunda para kazanmak için biriktirmek isteyebilir.
Bir şirketin kredi kartını kullanmaktan kaçınmanın bir yolu, çalışanlar tarafından yapılan işletme harcamaları için bir geri ödeme yöntemi oluşturmaktır. Bu aynı zamanda makbuzları teslim eden çalışanları da içerir, ancak şirketlere ücretleri inceleme konusunda daha az yetenek verir. Birçok şirket kredi kartının makbuz / geri ödeme yönteminden daha fazla kolaylık sağladığını tespit ediyor. Kredi kartlarına makbuz / geri ödeme yöntemi karşısında bir başka avantaj, kişisel nakit parası veya kredisi az olan çalışanların, yasal işletme giderlerini karşılayamayacağı utanç verici bir duruma yerleştirilmemesidir.
