Bir erteleme mektubu olarak da bilinen bir erteleme mektubu, bir işletme tarafından mevcut işletme ilişkisinin devam etmeyeceğini bildiren bir işletme tarafından hazırlanan bir belgedir. Tipik olarak, mektubun metni, ilişkinin çözülmesinin sebeplerini ve çözmenin kesinleşeceği tarihi not ederek belirtecektir. Bu tür mektuplar, iş ortakları, şirketler arasında veya hatta bir müşteri ile bir tedarikçi arasında kullanılmak üzere tasarlanabilir.
Fesih mektubunun en yaygın örneklerinden biri, mevcut bir sözleşmeyi feshetmekle ilgilidir. Genellikle, fesih, ilişkiyi düzenleyen sözleşmede bulunan hükümlerin ve hükümlerin ihlal edilmesinden kaynaklanmaktadır. Bu senaryoda, bir müşteri, satıcının sözleşmenin hükümlerine uymaması nedeniyle, satıcının iş ilişkisini ertelemeyi veya sonlandırmayı seçtiği konusunda satıcı veya tedarikçiyi haberdar edebilir. Mektubun metni genellikle sözleşmede gözlemlenmeyen belirli terimleri belirtir ve ayrıca müşterinin satıcıyla artık iş yapmayacağı belirli bir tarih sağlar.
Bir çözümleme mektubunun bir başka örneği, iş ortakları arasındaki sözleşmeye dayalı ilişkinin sonlandırılması ile ilgilidir. Genellikle, buradaki fikir, işlerin nasıl yürüdüğü veya ortak girişimin alması gereken yöndeki farklılıklar nedeniyle ilişkiyi kesmektir. Bu türden bir mektubun diğer formlarında olduğu gibi, gönderen ortaklığın feshi için özel sebepler ve bağlantının resmi olarak sonuçlandığı tarih belirleyecektir. Ortak girişim sırasında edinilen borçların uzlaştırılması ile ilgili koşulların tanımlanması gibi diğer içerikler de tasfiye mektubu metninde yer alabilir veya mektuba eşlik eden diğer belgelerde daha ayrıntılı olarak ele alınabilir.
İşlemleri durdurmaya hazırlanan şirketler ayrıca müşterilerine bir erime mektubu hazırlayıp dağıtabilir. Buradaki amaç genellikle müşterilerin, şirketin tüzel kişilik olarak kabul edilmeyi bırakacağı tarih de dahil olmak üzere, şirketin yaklaşmakta olan kapanışını bildirmektir. Müşteri hesaplarını diğer tedarikçilere veya satıcılara transfer etmek için düzenlemelerin yapıldığı durumlarda, tasfiye mektubu genellikle bu yeni tedarikçinin iletişim bilgilerini içerecektir.
Bazı ülkelerde, belgenin yasal ve bağlayıcı olarak tanınması için özel unsurların çözülme mektubuna dahil edilmesi gerekir. Bu nedenle, belgenin postalanmasından önce mektubun hukuk danışmanı tarafından gözden geçirilmesi genellikle iyi bir fikirdir. Avukatlar, belgenin bir iş ilişkisinin çözülmesinin resmi bir bildirimi olarak sunulması için hangi bilgilerin dahil edilmesi gerektiği ve gönderen ile alıcı arasındaki bağlantıyı tamamen sona erdirmek için başka hangi belgelerin hazırlanması ve sunulması gerektiğinin farkında olacaktır. .
