Belgesel taslak olarak da bilinen belgesel tasarı, bir tür uluslararası ticaret yapmak için gereken evraklara dahil edilen bir tür döviz faturasıdır. Bu tür bir belge, sipariş için ödemeyi ihale etmek için kullanılabilecek basit bir fatura sağlama amacına hizmet eder. Belgesel faturanın içeriği, hem menşei ülkede hem de alıcının bulunduğu ülkede geçerli olan ticaret düzenlemelerine uygun olmalıdır. Tipik olarak belgesel taslağında bulunan detay, siparişle ilgili diğer belgelerde yer alan bilgilerden doğrudan alınır.
Belge faturası, siparişe genel bir bakış sağlamanın yanı sıra, alıcıya bu siparişin ödemesini uzatmak için yetki belgesi olarak kullanılabilecek bir belge sağlamayı amaçlamaktadır. Tipik olarak, faturada bulunan detay, konşimento, siparişte teminat altına alınmış sigorta belgesi ve menşe belgesi olarak bilinen bir belge gibi sipariş için hazırlanan diğer belgelere de yansıyan bilgileri içerecektir. bu açıkça satıcıyı ve bu satıcı tarafından sunulan mallarla ilgili bilgileri tanımlar. Bir bakıma, tasarı, diğer destekleyici belgelerde bulunan anahtar bilgilerden yararlanarak işlemin bir özetini sağlama amacına hizmet eder.
Düzgün bir şekilde hazırlandığında, belgesel tasarı, malların gümrükten ve diğer kontrol noktalarından gecikmeden geçmelerini mümkün kılar. Faturadaki bilgiler ilgili tüm ticari düzenlemelere uygun olduğu ve sevkiyatla birlikte verilen diğer belgelerde bulunan verileri kabul ettiği sürece, mallar işlem sırasında çok az kesinti ile varış noktasına ilerleyebilir. Belgenin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olmak, göndericinin alıcı tarafından istenen zaman dilimi içinde ulaşma şansını artıracaktır.
Bir belgesel faturası için tek bir evrensel yapı yoktur. Belgenin tam içeriği, hem satıcının bulunduğu ülkeye, hem de alıcının en son sipariş edilen malları alacağı ülkeye ilişkin ticaret düzenlemelerine bağlı olacaktır. Bu amaçla, faturanın yapısı, sevkiyat işleminin her bir sonunda gümrük idaresinin herhangi bir şartının dikkate alınmasını gerektirecektir. Aynı zamanda, siparişin taşınması için kullanılan nakliye moduyla veya nakliye modlarıyla ilgili herhangi bir düzenlemenin dikkate alınması, taslakta yer alan bilgilerin türünü de etkileyecektir. Örneğin, gönderi bir demiryolu, tekne ve hava kombinasyonu ile taşınacaksa, bu üç nakliye şekliyle ilgili bilgiler için belirli gereklilikler belgesel faturası oluşturulurken dikkate alınacaktır.
