Ön büro, müşterilerin ve şirket personelinin etkileşime girdiği bir iş alanını tanımlayan bir atamadır. Ön ofisler genellikle böyle adlandırılır çünkü müşterilerin ofis çalışanlarına kolay erişmesini sağlayan bir işletmenin önünde veya girişindedir. İşletmenin bu hayati bölümü, şirkete bağlı olarak birçok amaca hizmet edebilir ve genellikle müşteriyle ilgili herhangi bir bilgi edinmek için en iyi yerdir.
Ön bürolarda sekreter veya idari görevli personel bulunan bir giriş masası bulunabilir. Bu ana masa, gelen müşterilere veya müşterilere yardım sunabilir ve personeli düzeltmek için sorguları yönlendirebilir. Alternatif olarak, bölümdeki tüm personel müşteri yardımı konusunda eğitilebilir; ön büro çalışanlarının birçok görevi olabileceğinden, hepsinin müşteri hizmetleri konusunda eğitilmesi, bir müşterinin hemen hemen her zaman bir müşteriye yardımcı olabileceği anlamına gelir.
Müşteriler için bir temas noktası olmasının yanı sıra, bu alan tüm şirket için ana iletişim merkezi olarak da hizmet verebilir. Büro çalışanları sıklıkla sekreterlik görevlerini yerine getirir ve mesaj almak, siparişleri vermek ve bilgileri farklı departmanlara aktarmaktan sorumlu olabilirler. Birçok ön büro, müşterilere bilgi oluşturmak ve dağıtmak için satış ve pazarlama departmanları ile birlikte çalışır.
İşletmenin büyüklüğüne ve işlevine bağlı olarak, ön büro tüm işlemlerin bir jack'ı olarak hizmet edebilir. Bu alandaki çalışanlar günlük posta sıralama ve dağıtımını yapabilir, diğer bölümlere kopya ve faks hizmetleri sağlayabilir, doğrudan müşterilerle çalışabilir ve veri girişi görevlerini gerçekleştirebilir. Bu pozisyondaki tipik bir işçi, müşteri hizmetleri becerileri ve ofis becerileri karışımına sahip olacaktır. Örgütsel beceriler, bilgisayar okuryazarlığı ve yazma, bu alandaki yoğun atmosferde hayatta kalmak için genellikle çok önemlidir.
Ön büro ayrıca ofis makinelerinin evi olarak da hizmet verebilir. Ön ofiste bulunan yaygın aygıtlar arasında fotokopi makineleri, faks makineleri, çok hatlı telefonlar, posta için posta ve ölçek makineleri ve ofis bilgisayarları bulunur. Birçok ön büro uzmanı, bu makinelerden herhangi birini kullanmaya başlamadan önce ön büro çalışanlarından yardım istemenin akıllıca olduğunu; Kırılmış veya sıkışmış bir makine saatlerce baş ağrısına neden olabilir ve tüm şirket için yavaş üretim yapabilir.
Bu enerjik alandan sorumlu kişi, genel sekreter, ofis yöneticisi, ofis sorumlusu veya yönetici gibi farklı başlıklara sahip olabilir. Bu kişi genel olarak asistanların eğitiminden ve yönetiminden ve bölüm başkanı olarak görev yapmaktan sorumludur. Ön büro yöneticileri, genellikle şirket ve işleyişini açık bir şekilde anlamanın yanı sıra mükemmel yönetim becerilerine sahiptir.
