Bilgi yönetimi döngüsü, bir organizasyonda bilginin yakalanma, işlenme ve dağıtılma şeklini tanımlar. Bilgi, kurum içinde ya da dış kaynaklardan yaratılan kaynaklardan elde edilebilir. Bu bilgi daha sonra kuruluş içinde işlenir ve kullanılması gereken ilgili kişilere veya bölümlere dağıtılır. Döngü, organizasyon içinde depolanan bilgileri güncellemeye yarayan geri bildirimlerle tamamlanır.
Bir organizasyonda ortaya çıkan bilgiyi yakalamak, bilginin yaratıldığı noktalara genel bir bakış gerektirir. Bilgi, bir araştırma departmanında, sistem ve işlemlerin gözden geçirilmesinden veya denetlenmesinden, satış ve pazarlama deneyiminden veya müşteri geri bildirimlerinden veya açık inovasyondan kaynaklanabilir. Bilgi, tedarikçilerden satın alınan yeni ürünler ve işlemler, danışmanlar tarafından derlenen raporlar, ticaret dergileri, konferanslar ve seminerler gibi dış kaynaklardan da ortaya çıkabilir.
Bilgi, uygun yazılım sistemleri veya diğer raporlama sistemleri tarafından yakalanmalı veya belirlenmiş personel tarafından toplanmalıdır. Bir kurumda ortaya çıktıkça ilgili bilgiyi yakalamak, genellikle bilgi yönetimi döngüsünün zayıf noktalarından biridir. Müşteriler veya müşteriler için yapılan çalışmalar gelecekteki projelerle ilgisi hakkında herhangi bir düşünce olmadan dosyalanabilir ve arşivlenebilir. Yararlı bilgilerin uygun şekilde arşivlenmesi normalde sıkı bir süre içinde müşteri ihtiyaçlarına hizmet etmek için baskı altında çalışan personelin birinci önceliği değildir. Bunun yerine, bilgi toplama ve bilgi toplama genellikle belirlenmiş bilgi yönetim personeli tarafından teşvik edilmelidir.
Bilgi yönetimi döngüsündeki bir sonraki aşama, bilginin işlenmesi ve ihtiyaç duyulduğu noktalara dağıtılmasını içerir. Bazı durumlarda, belirli bir işle uğraşan personel ilgili arşive erişebilir ve kuruluş içinde depolanan bilgilerden yararlanabilir. Bilginin dağıtımı ayrıca, organizasyon içindeki faaliyetlerin farkında olan ve ilgili bilgileri gerektiğinde yararlı olduğu faaliyetlere yönlendirebilecek bir bilgi yöneticisi gibi personel tarafından yönlendirilmelidir.
Geribildirimin bir sonucu olarak, bilgi arşivi güncellenir ve yenilenir. Bir ürün veya işlemin geri bildirimi ve deneyimi, tasarım veya üretimde değişikliklere yol açabilir. Pazarlama yöntemi ve teknikleri satış istatistikleri olarak değiştirilebilir ve pazar araştırmasının sonuçları kuruluş tarafından değerlendirilir. Bilgi yönetimi döngüsü boyunca, teknolojik yenilikler geliştirilmekte ancak araştırma veya açık yenilik ve ürünler, rekabet eden teknoloji hakkındaki dergilerden ve konferanslardan elde edilen dış bilgiler sonucunda değiştirilmektedir.
