Bilgi organizasyonu, bir şirket veya firma tarafından toplanan tüm bilgi ve bilgileri “organize etme” ve düzenleme sürecidir. Bu sayede bir şirket gerektiğinde veri ve kaynak bulmak için daha kolay bir zamana sahip olabilir. Bu süreç aynı zamanda bir şirketin ne kadar bilgisine sahip olduğunu ve ne kadarının olmadığını tespit etmesine yardımcı olur. Dolayısıyla bilgi organizasyonu kavramı, “bilgi” yi şirket yararı için korunması ve arttırılması gereken bir varlık olarak değerlendirmiştir.
Bilgi organizasyonu yöntemi, hem örtüşen hem de eşzamanlı bir şekilde gerçekleşebilecek birkaç adım içerir. İlk adım, sınıflandırmadır, burada belgeler ilk olarak ortak faktörlerine göre sıralanabilir ve gruplandırılabilir. Bilgi haritalama, potansiyel bilgi kaynaklarının (insanlar, kurumlar ve teknoloji) tanımlanmasından sonra gelir. Bu, kalite ve miktardaki bilginin artmasına yardımcı olur.
Tüm bilgilerin indekslenmesi, bilgi organizasyonuna bir sonraki adımdır. Bu aşamada toplanan tüm veri ve belgeler saklanır. Genellikle sınıflandırma, başlangıçta sınıflandırılmış tüm bilgi gruplarını tanımlamak ve etiketlemek için endeksleme ile eşzamanlı olarak gerçekleşir. Bu adımları takip etmek, manuel olarak yapıldığında gerçekleşmesi zor olabilir, bu nedenle şirketler, işleri kolaylaştırmak için genellikle bilgisayar yazılımlarını ve uygulamalarını kullanır. Bilgisayar programlarına ayrıca her türlü belgeyi ve “bilgiyi” aramak ve almak açısından daha erişilebilir.
Bilgi organizasyonu sadece şirkete getirilebilecek bilgilerle değil aynı zamanda şirketin kendi içindeki mevcut bilgi ve bilgilerle de ilgilidir. İçsel bilgilere örnek olarak çalışan değerlendirmeleri, iş akışı şemaları ve yıllık mali raporlar verilebilir. Tüm bu bilgiler bir şirketin güçlü yönlerinin nerede olduğunu ve zayıf yönlerini nasıl azaltacağını ve iyileştireceğini belirlemeye yardımcı olur. İlgili tüm bilgiler mevcut olduğunda, kilit görevliler bilgi organizasyonunun bir parçası olarak toplantılar ve konferanslar düzenleyebilirler.
Bu uygulama yalnızca şirketler ve işle ilgili alanlar için değil, kurumlarda, tarihi arşivlerde ve müzelerde de önemlidir. Kütüphaneler bile, bilgisayarların varlığından çok önce katalog kartları ve dizinler aracılığıyla geleneksel bir bilgi organizasyonu türünü izler. Özellikle müzeler, tüm verilerin gerçek, güvenilir ve kamuya açık olmasını sağlamak için toplanan tüm bilgileri düzenlemeye ihtiyaç duyuyor. Ansiklopediler ve almanaklar bile bilgi organizasyonunun uygulandığı günlük örneklerdir. Özetle, bilgiye dayanan tüm kuruluşlar ve çabalar, ilgili tüm verilerin toplanmasını, alınmasını ve anlaşılmasını kolaylaştırmak için bilgi organizasyonu sürecine ihtiyaç duyar.
