Bordro günlüğü, şirketin insan kaynakları departmanı ile ilgili bilgileri içeren özel bir muhasebe günlüğüdür. Şirketler ücretler, maaşlar, bordro vergileri, avantajlar ve diğer bilgilerle ilgili bilgileri kaydetmek için bir bordro günlüğü kullanırlar. Özel dergiler, şirketlerin performanslarını kolayca gözden geçirmek ve değerlendirmek için bilgileri ayırmalarına izin verir. Birkaç düzine veya yüz çalışanı olan şirketler, belirli gruplara ve / veya bilgi türlerine göre bilgileri parçalamak için çok sayıda bordro dergisini kullanabilir.
Bordro dergisi, şirketlere üç önemli fayda sunmaktadır. Şirketler, işçi sınıflarını bölebilir, genel muhasebe defterine bilgi gönderme zamanından tasarruf sağlayabilir ve veri girişi hatalarını azaltabilir. Birçok şirket emek türlerini muhasebe dergilerinde ve defterlerde ayırmaktadır. Bu, şirketin belirli iş işlevlerini tamamlamak için kullanılan çalışanların türü ve sayısına ilişkin belirli kayıtları tutmasını sağlar. Temel dergi ayrımı, maaş ve saatlik çalışanları içerir. Ek olarak, bu dergiler çalışanları bölüm, departman veya diğer özel bilgilere göre ayırabilir.
İnsan kaynakları departmanları bir şirketin bordro bilgilerini korumaktan genellikle sorumludur. İnsan kaynakları yöneticileri ve çalışanları, şirket içindeki her bireyin çalıştığı saatler, komisyon veya primler, kazançlar ve diğer bilgilerle ilgili bilgileri izler. Bir bordro günlüğü kullanmak, insan kaynakları yöneticilerinin bu bilgileri şirketin diğer muhasebe bilgilerinden ayrı olarak incelemesini sağlar. İnsan kaynakları departmanı genellikle her bordro dönemi için günlük girdileri hazırlar ve bu bilgileri bordro günlüğüne gönderir. Bordro günlüğü tüm muhasebe dönemi boyunca tamamlandığında, insan kaynakları yöneticileri bu bilgileri şirketin genel muhasebe defterine dahil edilmesi için muhasebe departmanlarına devredeceklerdir.
Veri giriş hataları bordro günlüğü kullanan şirketler tarafından azaltılabilir. Bordro günlükleri şirketin genel muhasebe defterinden ayrı olarak mutabık kılınabilmektedir. Bu mutabakat, dergide yalnızca bordro bilgilerinin bulunmasını sağlar. Bordro bilgileri içeren düzenli muhasebe bilgileri içeren şirketler, bordro bilgilerini incelerken zor ve zaman alıcı bir süreç oluşturabilir. İşletme sahipleri, yöneticiler ve üst düzey yöneticiler ayrıca, bordro bilgilerini düzenli muhasebe bilgilerinden ayrı olarak gözden geçirmek isteyebilir.
Özel dergiden gelen tüm bilgilerin şirketin finansal tablolarına dahil edilmesini sağlamak için bordro bilgileri bir şirketin genel defterine dahil edilir. Bordro bilgileri, bir şirketin gelir tablosuna ve bilançoya dahil edilir. Gelir tablosu cari hesap dönemi için ücret giderlerine ilişkin bilgileri içermektedir. Bilanço, ödenecek ücretler veya ödenecek faydalar hakkında bilgiler içerir. Ödenecek faydalar genellikle işverenlerin sağlık hizmetlerine katkıları veya emeklilik planları gibi bilgileri ifade eder.
