Bir bordro işlemcisi, bir şirketin bordrosunu işleme koymaktan sorumlu olan kişi veya kurumdur. Bordro işlemcisi olarak görev yapan bir kişi veya şirket, tipik olarak, maaş bordrosu hesaplarını işleme ve çalışan çekleri, doğrudan mevduat ve diğer ödeme yöntemlerini hazırlama görevine sahiptir. Bazı durumlarda, bağımsız yüklenici ödemelerinin yapılmasından da sorumlu olabilir. Bu işlemin bir parçası olarak, ödeme işlemcilerinden genellikle belirli bir bölgedeki yürürlükteki yasalara uygun olarak çalışan ödemelerinden stopaj vergileri alınır. Aynı şekilde, emeklilik hesapları ve diğer gönüllü çalışan katkıları gibi şeyler için para kesmesi gerekebilir.
Bir çalışan ve bazen bağımsız bir müteahhit, bir şirket tarafından para ödendiğinde, genellikle bunu yapan bir ödeme işlemcisidir. Bir ödeme işlemcisi, bir kişinin kaç saat çalıştığını ve saatlik ücretini belirlemek için bir şirket tarafından sağlanan kayıtları kullanır. Bununla birlikte, eğer bir kişi belirlenmiş bir maaş alırsa, işlemci bunun yerine maaşlı bir sürede ödenmiş olan maaş tutarını belirlemek için şirket kayıtlarını kullanabilir. Bu meblağ, çalışanın ödemesi gereken brüt ücret, gerçekte alacağı meblağ olmayabilir.
Çoğu yerde, bir bordro işlemcisi çalışanın maaşını brüt maaş tutarına göre hazırlamakla kalmaz. Bunun yerine, genellikle çalışanın ödemesinden bir dizi zorunlu vergiyi kesmesi gerekir. Bununla birlikte, çalışanın kabul ettiği şeyler için tutarlar da kesebilir. Örneğin, emeklilik ve sağlık sigortası hesapları gibi şeyler için katkı payı kesmesi gerekebilir. Bordro stopajları, yetki alanına, işverene ve çalışanın isteklerine göre değişebilir.
Bir maaş bordrosu işlemcisinin, bazen bir maaş ödemesini hazırlarken bir çalışanın maaşını esas tutardan ayarlamak zorunda kalabilir. Örneğin, bazı durumlarda tatil veya hastalık zamanı gibi şeyler için ayarlamalar yapması gerekebilir. Ayrıca bir çalışanın izin zamanındaki ücretini ayarlayabilir. Bazı durumlarda, bu unvanı olan bir kişi veya şirket, ödenecek tutarı da hesaplamalı ve bir çalışanın fazla mesai ücreti nedeniyle ödemesini ayarlamalıdır.
Genellikle, bir bordro işlemci bir bireydir, ancak görev bazen tüm bir ekip, departman veya bordro şirketi tarafından yerine getirilir. Bazen bir bordro işlemcisi, en az bir çalışanın bordro işlemlerini yapan bir şirket çalışanıdır. Çok küçük şirketlerde, işletme sahibi maaş bordrosu ödemelerini kendisi yapabilir. Bununla birlikte, bazı durumlarda, tüm bölümler bordro işlemeye adanmıştır ve bazı şirketler bordro hizmetlerini bordro işlemlerine bile yaptırmaktadır.
