Büyük kuruluşlar genellikle personel grubunu farklı çalışan türlerini tanımlamanın bir yolu olarak kullanır. Bu terimin gelişimi, geniş bir şirket yelpazesinde insan kaynakları iş süreçlerinde devrim yaratan insan kaynakları bilgi sistemlerinin (HRIS) benimsenmesi ile yakından ilgilidir. Bir personel grubu, üç sürüş ihtiyacını karşılamak için kullanılır: ortak işlevleri olan çalışanları tanımlamak, daha kolay bakım ve test yapılmasını sağlamak ve gruba göre etkinliği izlemek için bir yöntem oluşturun.
Bir personel grubu tanımlarken, bunu yapmanın en kolay yolu, organizasyon yapısını yüksek düzeyde gözden geçirmektir. Sendikalı gruplar, bir sendika grubu içinde olduğu gibi, tüm çalışanların ortak çalışma koşullarına sahip olacaklarından başlamak için kolay bir yerdir. Bu, tatil hakkı, fazla mesai hesaplama kuralları, sendika aidatları ve kıdem şartlarını içerebilir.
Bir personel grubunu tanımlamak için kullanılan adlandırma değişkendir ve mevcut İK yazılımına bağlı olarak, karakter sayısında sınırlamalar olabilir. Genellikle, çoğu kuruluş, personel gruplarını tanımlamak için sendika kısaltmasını veya birincil konum tanımını kullanır. Bir sayı dizisi kullanılabilmesine rağmen, insan kaynakları personeli, veri mimarları ve verileri manipüle etmesi gereken diğer insanlar için hızlı bir şekilde çok karmaşık hale gelebilir.
Sendika gruplarına benzersiz bir personel grubu atandığında, bir sonraki aşama kalan çalışanlar için gruplar tanımlamaktır. Organizasyonun karmaşıklığına bağlı olarak, bu amaç için kullanılan farklı metodolojiler vardır. Farklı pozisyonlara veya iş tanımlarına bakın ve birden fazla çalışanı kapsayan ortaklıkları belirleyin. Bu ortaklıklar, firmanın kendine özgü raporlar oluşturabilmesi için ihtiyaç duyacağı öğeler olmalıdır. Başkan yardımcısı ve daha üst düzeydeki yöneticiler genellikle bir personel grubunda gruplandırılır.
Konum veya benzeri raporlama yapısına göre bir personel grubu oluşturmaktan kaçının. Bu ortaklıklar posta adresi, konum göstergeleri ve iş numaraları veya unvan ile zaten tanımlanmıştır. Bunun yerine, benzer fayda planı uygunluğu veya iş görevlerine odaklanarak bir seviye daha yüksek görünün.
Personel grupları, asıl örgütsel yapıyı mümkün olduğunca taklit eden bir yapı içerisinde örgütlenmelidir. Raporların organizasyon yapısının farklı dalları için yayınlanmasını sağlamak için mevcut olması ve gerektiğinde birden fazla personel grubunu bir araya getirmesi için seçenekler mevcut olmalıdır. Özet raporlar genellikle bu ihtiyaçları karşılamak için bir hiyerarşi yapısı kullanmak üzere programlanır ve raporlama seçim ekranlarına yerleştirilebilir.
Grup ortaklarındaki değişiklikler bir kez değiştirilip bu gruptaki tüm çalışanlara uygulanabildiğinden, personel gruplarını doğru tanımlamak önemlidir. Örneğin, sendikadaki tüm personelin yıllık maaş artışı için uygun olması durumunda, bu değişiklik belirli personel grubuna uygulanabilir. Bu, programlama, test etme ve iletişim gereksinimlerini büyük ölçüde basitleştirir.
