Çoğu büyük kuruluşta, satın alma departmanı, tercih edilen satıcı listesinin oluşturulmasından ve korunmasından sorumludur. Bu liste, satın alma veya satınalma siparişinin yerleştirme yönüne yardımcı olmak için departmanlara ve satınalma görevlilerine verilir. Tercih edilen bir satıcı listesinin birincil amacı, alıcılara kapsamlı bir inceleme süreci tamamlamış olan tedarikçilerin seçilmesinde yardımcı olmaktır.
Bir satıcıyı tercih edilen satıcı listesine eklemek için gereken işlem organizasyona göre değişir. Tipik olarak, gerekli zamanın uzunluğu ve inceleme tipi, emtiaların dolar değeri ile belirlenir. Çoğu şirket, düzenli olarak satın almaları gereken bir ürün listesine sahiptir. Teklif için bir teklif (RFP) vermek ve bir satıcı seçmek yerine, personele tercih edilen bir satıcı listesi sağlarlar.
Bu inceleme sürecinde asgari olarak, satıcının yasal adı ve adresi, vergi numaraları, sundukları mallar veya hizmetler ile birlikte tanımlanır. Pek çok firma, şirketin meşruiyetini doğrulamak ve firma ile ilgili bilinen herhangi bir sorun olup olmadığını belirlemek için Dunn ve Bradstreet® veya sektöre özel derecelendirme şirketleri gibi bir derecelendirme hizmeti kullanıyor.
Çoğu firmada, satıcının ayrıntılı incelemesi, tercih edilen satıcı listesine eklenmeden önce tamamlanır. Bu süreçteki ilk adım, satıcı tarafından doldurulmuş bir talep formunun sunulmasıdır. Gerekli olan bilgiler, bir finansal bildirimin bir kopyasını, üretilen malzemelerin hacmini, parça kaynaklarını, sendika üyeliklerini ve şirket yöneticilerinin bir listesini içerebilir.
Bu bilgiler, doğru olduğundan emin olmaktan sorumlu olan tedarik personeli tarafından incelenir. Bu bilgilerin toplanmasına ek olarak, birçok firma bir saha incelemesine ihtiyaç duyar. Bu süreç sırasında, satın alma departmanının bir üyesi tesislerin detaylı bir turuna katılır, personel ile tanışır ve kalite güvence prosedürlerini gözden geçirir.
Her üç ila beş yılda bir firmaların tercih edilen satıcı listesini tekrar değerlendirmesi nadir değildir. Denetimin amacı prosedürlerde, tedarikçilerde ve diğer ilgili bilgilerdeki değişiklikleri gözden geçirmektir. Bir firmanın ürün kalitesi düşerse, tercih edilen satıcı listesinden çıkarılabilir.
Satıcı performansını yönetmek ve izlemek, tedarik personelinin sorumluluğundadır. Satın alma faaliyeti, faturalar, konular ve gönderiler hakkındaki raporlar genellikle üç ayda bir toplanır ve gözden geçirilir. Satıcı yönetimine sürekli bağlılık, satın alma organizasyonunda en iyi yöntem olarak kabul edilir.
