Bir süreç yönetim sistemi, genellikle bir iş sürecini planlamak, izlemek ve yönetmek için kullanılan bir metodolojidir. Süreç yönetimi terimi, müşteri gereksinimlerinin daha iyi anlaşılması ve bu ihtiyaçları karşılamanın en uygun maliyetli yolunun belirlenmesi için izlenen tüm adımları açıklamak için kullanılır. Bir süreç yönetim sisteminin bir dizi adım ve görev veya bir bilgisayar yazılımı olabileceğini unutmamak önemlidir. Sistemin türünden bağımsız olarak, genellikle tamamlanması gereken bir dizi özel görev ve adım vardır.
Her süreç yönetim sistemi tipik olarak, her biri sırayla tamamlanması gereken altı görevi içerir. İlk görev, süreci tanımlamak, müşterinin ihtiyaçlarını anlamak ve aynı zamanda bu ihtiyaçları karşılamada organizasyon için riskleri ve zorlukları anlamaktır. Açıkça tanımlanmış bir süreç genellikle iş analistleri ekibi proje süresince sürekli olarak bu maddeye geri döneceklerinden esastır.
İdeal süreci görselleştirmek bir sonraki görevdir. Bu süreç, sürecin, endüstri standartlarının, hükümet düzenlemelerinin ve iş sürecini yöneten diğer kuralların net bir şekilde anlaşılmasını gerektirir. Üçüncü taraf gereksinimlerini anlamaya ek olarak, organizasyonun mevcut yapısı ve halihazırda mevcut olan sistemler de dikkate alınmalıdır.
Metrikler mevcut iş sürecinin temelini oluşturmanın ve süreç yönetim sisteminin uygulamasının iş operasyonlarında nasıl yardımcı olacağını belirlemenin en iyi yoludur. Spesifik olarak, ciro oranı, işlem süresi, müşteri müdahale süresi ve gecikmeler veya darboğazlar hakkındaki bilgiler belgelenmelidir. Bu değerlere süreç yönetim sisteminin uygulanması yoluyla atıfta bulunulur ve sürecin başarısını değerlendirmek için herhangi bir değişiklik yapıldıktan sonra kullanılmalıdır.
Herhangi bir işlemde iç kontroller gereklidir ve mevcut kontroller tipik olarak belgelenmelidir. Bir süreç yönetim sistemi kullanırken, iç kontrollerin geliştirilmesini ve uygulanmasını sisteme dahil etmek çok önemlidir. Bu kontroller erişimi yönetmek, denetim izlerini sağlamak ve kuruluşu desteklemek için gereklidir.
Bir süreç yönetim sisteminin uygulanması sırasında geliştirilen iki tür rapor vardır. Faaliyet raporları her aşamada hazırlanır ve paydaşlara ve iş süreci sahiplerine dağıtılır. Bu raporların amacı herkesi projenin durumu hakkında bilgilendirmek ve süreçte öğrenilen tüm bilgileri belgelendirmektir. İkinci tür rapor, gerçekleşen işlemleri, tanımlanmış sorunları, devir hızlarını ve performansı ölçmek için kullanılan diğer değerleri temel alır.
