Satın alma döngüsü, bir şirket ya da ajans tarafından satış ya da kullanım için mal toplama sürecinde yer alan bir dizi adımdır. Belirli bir ürüne olan ihtiyacın belirlenmesiyle başlar, satın alma ve teslimat sürecinde ilerler ve insanların ürüne daha fazla ihtiyaç duyup duymadıklarına karar verdikleri yenilenme sırasında rüzgarlar. Genellikle, tüm bir departman bu süreci denetler. Bu departman, ne tedarik edeceğine ve nereden tedarik edeceğine karar verme sürecinde belirli şirketler veya ülkelerle iş yapmayı reddetme gibi sınırlamaları göz önünde bulundurarak en iyi ürünleri en iyi fiyatlarla bulmalıdır.
Bir şirket bir ürüne olan ihtiyacı belirlediğinde, tedarik döngüsü bilgi toplayarak başlar. İnsanlar ihtiyacı karşılamak için mevcut seçenekleri araştırır ve fiyatlandırma, indirimler, teslim süreleri ve diğer konularla ilgili verileri toplar. Mümkün olan en iyi kaynağı belirledikten sonra, tedarikçiye sözleşme görüşmeleri yapması için yaklaşır. Bu, bir kağıt fabrikasından birkaç kağıt vakası sipariş etmek kadar basit ya da bir devlet kurumu için tamamen yeni bir bilgisayar sistemi için pazarlık yapmak kadar karmaşık olabilir.
Satın alma döngüsünün bu bölümünde, her iki taraftaki insanlar en iyi anlaşmayı elde etmek için çalışır. Tedarikçi, siparişin büyüklüğü ve tekrarlı siparişlerin olasılığı gibi faktörleri göz önünde bulundururken, şirket, ürüne ne kadar çabuk ihtiyaç duyduğu gibi konular hakkında düşünür. Kaliteyi değerlendirme ve farklı tedarikçilerden gelen teklifleri karşılaştırma şansını vermek için numune talep edebilir. Sonunda, bir satış sözleşmesi ile bir anlaşma kesinleştirmek ve teslim bekliyor.
Teslimattan sonra, insanlar ürünü satın alır veya satarlar, satın alma döngüsünü ürüne yeni bir ihtiyaçla karşılaştıkları veya bir projenin tamamlanmasıyla ve belirli bir ürüne ihtiyaç duymayacakları gibi yakınlaştırabilirler. Kullanılmayan ürünleri atabilir, kiraları iade edebilir, hasarlı ve kullanılmış ürünlerden kurtulabilir ve daha fazla sipariş etmeleri gerekip gerekmediğine karar verebilirler. Satın alma döngüsünün bu noktasında, insanlar aynı tedarikçiyi kullanmak isteyip istemediklerine ya da yeni birine yönelmek isteyip istemediklerine karar vermek için, çalışanların ve diğerlerinin ürünün ihtiyaçlarını ne kadar iyi karşıladığı konusunda geribildirim isteyebilirler.
Bir şirkette genellikle belirli tedarik prosedürleri vardır. Yeni ürünler sipariş etmek isteyenler, doğru talep formunu doldurmaktan birisinin teslimat sırasında ürünü imzalamaya hazır olduğundan emin olmak için bunu takip etmelidirler. Bu, iş yerinin güvenliğini korumanın tedarik döngüsü sırasında tedarikçiler üzerinde arka plan kontrolleri yapmak gibi bazı ek adımlar gerektirebileceği, güvenlik kaygısı gibi meselelerdeki iş yerlerinde karmaşık olabilir.
