Bir satın alma ekibinde beş rol vardır: alıcı, satınalma görevlisi, satınalma yöneticisi, direktör ve satınalma analisti. Satın alma, satın alma için başka bir terimdir ve bir işletmenin veya başka bir işletmenin işletilmesi için malzeme ve sarf malzemesi alımı ile ilgili faaliyetleri tanımlamak için kullanılır. Bir satın alma ekibinin tüm üyeleri, büyük bir kuruluşun gereksinimlerini etkin bir şekilde karşılamak için gereken temel hizmetleri ve becerileri sağlar.
Satın alma ekibinin bir üyesi olmaya hak kazanabilmek için, tüm adayların işletme veya satın alma konusunda asgari bir üniversite diploması doldurmaları gerekir. Profesyonel tedarik personelinin, akredite bir üniversiteden lisans derecesi veya dört yıllık diploma alması gerekir. Bu gereksinime ek olarak, çoğu işveren adaylardan bir Sertifikalı Tedarik Professional® (CPP®) olarak profesyonel bir atama almış olmalarını ister. İdari personel genellikle işletme alanında yüksek lisans ya da satın alma sırasında lisansüstü sertifika alırlar.
Tedarik ekibi içinde, alıcı giriş seviyesi bir pozisyondur. Satınalma görevlisi ve analist, profesyonel pozisyonlardır, ancak genellikle denetim sorumluluğu yoktur. Satın alma müdürünün denetim ve yönetim sorumluluklarını yerine getirmesi gerekir. Satın alma müdürü stratejik yönü belirler ve yüksek değerli müzakerelere katılır.
Satınalma ekibinin sorumlulukları genellikle iki boyuta ayrılır: emtia ve dolar değeri. Emtia belirli bir ürün veya hizmet grubunu tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Yetkilendirme seviyesi kurumsal yapı içindeki eğitim ve pozisyon seviyesine yakından bağlıdır.
Örneğin, bir fırında bir alıcıya tüm kuru mallar ve bir başka alıcıya tüm paketleme malzemeleri atanabilir. Onaylı bir listeden uygun bir satıcı seçmek ve bir satınalma siparişi vermekle sorumludur. Satınalma yetkilisi, teklif talebini (RFP'ler) yayınlamaktan ve alıcı listesinin onaylı satıcı veya satıcılarını seçmek için yapılan başvuruları incelemekten sorumludur.
Satın alma müdürü, alıcı ve tedarik memurlarının çalışmalarını denetlemekten sorumludur. Önceden belirlenmiş bir dolar değerinin üzerindeki herhangi bir RFP, tedarik yöneticisi tarafından yönetilir. Bu ayrım emtia türünden bağımsızdır.
Satınalma analizi öncelikle bir bilgi teknolojisi pozisyonudur. Bu kişi, harcama faaliyetlerini sözleşmelere ve sözleşmesiz harcamalara karşı izlemek ve politikalara uygunluğu sağlamak için raporlar oluşturmaktan sorumludur. Bu rolde istatistik, veri yönetimi ve ilgili beceriler konusunda ek eğitim gerekir.
Satınalma müdürü departmanın uzun vadeli yönünü seçer ve yüksek profilli sözleşme müzakerelerine katılır. Örneğin, birçok şirket maliyet azaltma yöntemi olarak elektronik tedarik sistemlerine doğru ilerlemektedir. Bu değişiklik için gerekli yapısal, prosedürel ve politika değişiklikleri tedarik müdürü tarafından yönetilir.
