Proje önerileri, bir eylem planı sunmak, eylemin neden gerekli olduğunu ortaya koymak ve okuyucuyu belgenin gövdesinde önerilen eylemlerin uygulanmasına katılmaya ve onaylamaya ikna etmek için tasarlanmış belgelerdir. Çoğu durumda, belge mevcut veya olası bir müşteri tarafından verilen bir Teklif Talebine (RFP) cevap olarak hazırlanmıştır. Bununla birlikte, bu tür bir belge, özellikle şirket içindeki birisinin şirketi nasıl daha karlı ya da verimli hale getireceği konusunda bir fikri olduğunda ve eylemin uygulanması için yetkilendirme ve destek gerektiğinde, bir iç amaca hizmet etmek için hazırlanabilir.
Her durumda, bir proje önerisi açıkça düzenlenecek, böylece okuyucular düşüncenin mantıklı bir şekilde ilerlemesini izleyebilecekler. Pek çok örnek teklif, acemilerin bile etkili teklif yazma sürecinin hızına girmesine yardımcı olabilecek temel bir kılavuz sunar. Kılavuzlar genellikle herhangi bir proje teklifinin beş ana bileşenini veya bölümünü tanımlar: giriş, geçmiş, strateji, bütçeleme veya finansman ve sonuç.
Bir proje teklifinin tanıtım bölümünde, fikir, okuyuculara projenin neyle ilgili olduğunu ve projeyi ilk etapta ele almak için zaman ayırmanın neden değerli olduğunu anlatmaktır. Temel olarak, bu bölüm, verileri sunarken harcanan zamanı ve çabanın yanı sıra, projenin kendi yararını ve uygulanabilirliğini okumak ve değerlendirmek için gereken zamanı doğrulamaya hizmet eder. Giriş, projenin somunlarını ve cıvatalarını sunma yeri değil, sadece potansiyelini ortaya koyma ve okuyucuyu daha fazla bilgi edinmeye teşvik etmek için yeterince ilgi geliştirme yeri değildir.
Arka plan, genel olarak tarihsel verilere, gelecekteki ihtiyaç ve performans projeksiyonlarına ve işin mevcut koşullarına dayanarak, proje planının neden iyi bir plan olduğunu ortaya koyan girişin temel noktaları üzerinde durmaktadır. Arka plan, projenin geçmişteki eylemler nedeniyle ortaya çıkan ihtiyaçları karşılarken aynı zamanda gelecekteki ihtiyaçları önceden tahmin edip bunları zamanında yerine getirebilmeleri için durumun oluşturulmasına yardımcı olur. Çoğunlukla, arkaplan bölümü bir şeyin yapılması gerektiğini kesin olarak belirleyecek ve bir şeyin nasıl başarılabileceğini öğrenmenin yolunu açacaktır.
Proje teklifinin strateji bölümü ile amaç, projeyi başarılı kılmak için gereken tüm prosedürleri ana hatlarıyla belirtmektir. Genellikle, strateji, proje için kısa ve uzun vadeli hedeflerin tanımlanmasına yardımcı olur, her adımın nasıl sistematik olarak gerçekleştirileceğini ve bu çabadan ne tür bir geri dönüş beklenebileceğini açıklar. Burada okuyucu, projenin ne kadar önemli olduğu ve şirketin gelecek kaynakları konumlandırırken mevcut kaynakları daha iyi kullanmasına yardımcı olma potansiyeli hakkında bir fikir edinmeye başlıyor.
Bütçe bölümü, karar vericilerin herhangi bir projeyi onaylamadan önce bilmeleri gerekenlere iner: proje teklifinin uygulanmasına dahil olan maliyet nedir. Bu bölümde, ayrıntılı olarak araştırılan ve projenin zaman içinde başlatılması ve sürdürülmesi için gereken finansmanın akla gelebilecek her yönünü kapsayan gerçekler ve rakamlarla desteklenmelidir. Ayrıntılı teklif eksikliği ve içerilen detay için destekleyici kanıtlar nedeniyle birçok teklif burada başarısız olmuştur.
Son olarak, proje teklifi projenin uygulanmasının sonucuna işaret etmektedir. Bu, tüm faydaların açıkça dile getirildiği bölümdür. Avantajları, işletme maliyetlerini azaltmak, işletmenin kamu profilini artırmak, daha fazla satış üretmek veya mevcut kaynakların daha verimli kullanılması nedeniyle karları artırmak gibi kalemleri içerebilir. Bütçe detayında olduğu gibi, adlandırılan her bir kazancın ciddi şekilde değerlendirilebilmesi için diğer verilerle desteklenebilmesi önemlidir.
Resmi bir teklif talebi sunulduğunda, teklif yazmak bazen daha kolaydır. Çoğunlukla, RFP, teklifin temel yapısını ortaya koyacak, potansiyel müşterinin ilgisini çeken spesifik bilgiler için paha biçilmez ipuçları sunacak ve verinin sunulduğu sırayı tanımlayacaktır. Bir RFP sağlandığında, belgenin özelliklerini mektupta takip etmek önemlidir. Aksi takdirde, teklif bir kenara bırakılacak ve hükümleri yakından takip eden diğer satıcılardan biri işe verilecek.
