Bir satınalma siparişi (PO) numarası, bir şey satın almak için belirli bir talebe atanan alfasayısal bir koddur. Çoğu zaman, PO numaraları şirket tarafından kendi satın alımlarını takip etmek için dahili olarak kullanılır. Bununla birlikte, bazı şirketler tüm satışlarına kod atayacak ve müşterilerin siparişlerini takip edebilmeleri için müşterilerine PO numaraları verecektir. Bu kodlar herhangi bir alfasayısal biçimde olabilir ve birçok şirket, siparişin ne satıldığı, yer, alıcı ve tarih gibi belirli şeyleri belirtmek için belirli harfler veya sayılar kullanır.
Şirketler İçinde Kullanım
Birçok şirkette, bir çalışan veya departman belirli mal veya hizmetlerin siparişini talep ettikten sonra bir satınalma siparişi numarası atanır. Talep genellikle, bir talep formu olarak bilinen şeyi kullanarak bir satın alma acentesine resmen iletilir. Talep onaylanırsa bir satınalma siparişi yaratılır ve bir satınalma siparişi numarası atanır. Bu noktada, sipariş, sipariş detayına dahil edilmesi için genellikle alıcının PO numarasını kaydeden başka bir şirkete verilir.
Satıcı, müşterinin siparişine göre bir nakliye veya paketleme listesi hazırladığından, PO numarası genellikle ayrıntıya dahil edilir. Bu, alıcının alıcı acentesine teslim edilen malların miktarını ve türünü doğrulamasını ve gönderinin uygun şekilde yetkilendirilmiş bir siparişle ilişkili olduğunu onaylamasını mümkün kılar. Satınalma siparişi numarası ayrıca faturada ve satıcının müşteriye verdiği diğer evraklarda da görünür. Bu açıdan, PO numarası, satıcıya ödeme planlamasını hızlandırır ve malların uygun departmana yönlendirilmesini sağlar.
PO numarası ayrıca şirketin masrafları sipariş veren bölümün bütçesine uygulamasını mümkün kılar. Ayrıca, ödenecek hesaplar departmanına masrafın meşru olduğunu doğrulayarak sağlar. Ödeme daha sonra satıcıya yapılabilir.
Biçim
Bir satınalma siparişi numarasının tam yapısı ve uzunluğu bir şirketten diğerine değişecektir. Birden fazla sitede faaliyet gösteren birçok işletme, Chicago'daki bir tesisi temsil etmek için "CHI" gibi siparişi veren yeri tanımlamak için kodun ilk birkaç karakterini kullanacaktır. Sonraki birkaç karakter, araştırma ve geliştirme departmanını temsil etmek için "RD" gibi sipariş veren belirli departmanı tanımlayabilir. Bu nedenle, Chicago'daki bir araştırma ve geliştirme departmanı tarafından verilen bir siparişin PO numarası, "CHIRD" ile başlayabilir ve ardından siparişle ilgili daha fazla bilgi veren diğer alfanümerik karakterlerle başlayabilir.
Şirketler genellikle PO numaralarını, kendi iç takip sistemlerinde en iyi şekilde çalışacak şekilde yapılandırırlar. Bazıları ayrıca bir PO numarası içindeki yalnızca belirli karakterlerin belirli bir amaç için okunması gerektiğinde yardımcı olabilecek kısa çizgiler veya boşluklar kullanır. Kullanılabilecek çok çeşitli uzunluk ve formatlara cevaben, birçok satıcı, sipariş takibi veritabanlarındaki alanları, bir satınalma siparişi numarasında herhangi bir sayıda karakterin (hatta 30 veya daha fazla) kullanılmasına izin verecek şekilde yapılandırır.
