Bir servis kaydı, faturalandırma ve iletişim bilgilerini içeren bir müşterinin servis kaydına atıfta bulunabilir. İnsan kaynakları açısından, bir servis kaydı bir çalışanın servis ve performans geçmişini ayrıntılandıran yazılı kaydına atıfta bulunabilir. Servis kayıtları ayrıca siparişler, sorun giderme ve servis talepleri dahil olmak üzere bir müşterinin hesap geçmişinin elektronik veya yazılı dokümantasyonu olabilir.
Telekomünikasyon endüstrisinde, servis kaydına müşteri servis kaydı (CSR) da denir. Kayıt, telefon şirketiyle birlikte dosyada kalır ve belirli müşteri bilgilerini belirli telefon numaralarına bağlar. Ayrıca belirli teknik ve kablolama parametrelerini içerir. CSR'ler, telefon numaralarını taşıyıcılar arasında taşımak da dahil olmak üzere hizmet isteklerini doğrulamak için kullanılır.
Bu kayıtlarda yer alan bilgiler oldukça spesifik olabilir. Belirli bir adreste veya yerde kaç satıra hizmet verilebileceğini içerebilir. Her telefon hattı türü, telefon şirketinin topladığı ücretler de dahil olmak üzere yazılmayacak. Masraflar hizmet masraflarına ve devlete uygulanan ücret ve vergilere ayrılabilir.
CSR'ler tipik olarak dört ana bölüm içerir. Hesap numaraları, müşteri numaraları ve servis açıklamaları gibi veriler bir başlık kaydında bulunur. Liste bölümü, belirli telefon numaralarının listelenip listelenmediği ve hangi dizinlerde yer aldığının da dahil olduğu hizmetin dizin bilgilerini gösterir. Fatura ve servis bölümleri fatura bilgileri ve telefon hattı özelliklerini içerir.
Bir hizmet kaydının bir başka tanımı da çoğu şirketin çalışanlarının görev süreleri içinde neler bulunduğunu tuttuğuna dair dokümantasyondur. Askerde görev yapan bireylerin sık sık, rütbe oranlarını, ücret oranlarını, işten çıkarma tarihlerini ve sebeplerini ayrıntılarıyla gösteren bir hizmet kayıtları vardır. Özel sektör işletmeleri, temel bilgileri, çalışma tarihlerini, tutulan pozisyonları, ödeme oranlarını ve performans incelemelerini tutabilir.
Çalışan kayıtlarındaki bilgilerin bir kısmı belirli koşullar altında serbest bırakılabilir. Referans kontrolleri bir çalışanın servis kaydında yer alan bilgilerin telefon veya elektronik veri tabanı sistemleri aracılığıyla doğrulanması için kullanılabilir. Yerel alanın çalışma yasasına bağlı olarak, sadece çalışanın çalışma tarihi, durumu, pozisyonları ve yeniden işe alma durumu hakkındaki veriler serbest bırakılabilir. Potansiyel iftira ve olumsuz referans sonuçları nedeniyle performans inceleme verileri yayınlanmayabilir.
Oldukça az sayıda servis şirketi müşteriler ve temsilcileri arasındaki tüm temasların kaydını tutar. Bu bilgiler, birkaç temsilcinin erişimine izin verilen elektronik veri tabanlarında depolanabilir. Servis kaydında yer alan bilgiler genellikle müşteri iletişim bilgilerini ve fatura bilgilerini detaylandırır. Daha da önemlisi, bir servis temsilcisiyle gerçekleşen tüm işlemleri ve gerçekleşen konuşmaları vurgulayacaktır.
