Görev emri, bir iş sözleşmesinin temel şartlarını belirleyen ana genel sözleşmeyle ilgili ürün veya hizmetler için verilen emirdir. Bu belge, müşterinin, genel sözleşme şartlarına göre sağlayıcının yapmasını istediği belirli bir görev hakkında bilgi sağlar. Görev düzeni, özel sektörde de görülebilmesine rağmen, genellikle devlet sözleşmelerinde kullanılmaktadır. Servis sağlayıcılar belgeleri aldıklarında, neyin gerekli olduğunu anladıklarından emin olmak ve genel sözleşmenin şartlarını aşmadığını teyit etmek için dikkatlice okumaları gerekir.
Genel sözleşmede, iki taraf belirli durumlarda birbirleriyle iş yapmayı kabul eder. Genel sözleşme, iş ilişkisi için şartlar ve koşullar oluşturur ve daha az görev emirleri için bir çerçeve oluşturabilir. Müşteri, sağlayıcıdan belirli bir şey istediğinde, talep etmek ve mümkün olduğunca fazla bilgi sağlamak için bir görev emri yazılmalıdır. Bu olmadan, sağlayıcı ileriye gidemez.
Görev sırası, müşterinin ne yapmak istediğini ve sınırlamaların neler olduğunu açıklar. Örneğin, maliyet limitleri veya belirli bir kaynaktan materyalleri kullanma isteği olabilir. Görev emri, maliyetler belli bir miktarın üzerine çıkınca müşteriyi bilgilendirmek için bir talep içerebilir, böylece müşteriler projeler büyükleşmeye başladığında haberdar olurlar. Ayrıca, siparişi tatmin edici bir şekilde tamamlamak için son teslim tarihlerini, teslimat yerlerini ve sağlayıcının bilmesi gereken diğer konuları da tartışır.
Görev emirleri, müşterilerin, ilişkinin şartları devam ettiği sürece mevcut genel sözleşmelerden faydalanmalarını sağlar. Her bir görev için yeni bir sözleşme hazırlamak yerine, genel sözleşmeyi çerçeve olarak kullanabilir ve daha fazla hizmet gerektiğinde sağlayıcıyı arayabilirler. Birçok devlet kurumu, tüm bilgilerin mevcut olduğundan emin olmak ve özel belgelerle ortaya çıkabilecek belirsizliklerden ve diğer sorunlardan kaçınmak için görev emirleri için standart bir form kullanır.
Servis sağlayıcı genellikle bir görev emriyle ilerlemeden önce yetkilendirme ister. Bu, kişilerin sorumluluklarını aştığı durumları önler ve bir sağlayıcıya yetkilendirilmemiş bir görevi yerine getirmesini emreder. Ajansın verildiğinin farkında olduğunu ve belirtilen maliyetlerde belirtilen hizmetleri talep ettiğini doğrulamak için görev sırasının karşılanması veya başka şekilde doğrulanması gerekebilir.
