Telekonferans araması, toplantı katılımcılarının tümü veya bir kısmı farklı fiziksel konumlarda olduğunda, işyerinde kullanılan bir toplantı yöntemidir. Telekonferans görüşmesinde yer alan her katılımcıdan, önceden belirlenmiş, ücretsiz bir konferans telefon numarasında veya yalnızca işletme içindeki bir numaradan merkezi bir yere arama yapması istenecektir. Bu tür bir telekonferans toplantısı, telekomünikasyonun ulusal çapta veya uluslararası konumlara sahip işletmeler arasında popüler bir uygulama olduğu için giderek daha yaygın hale geliyor.
Telekonferans görüşmesiyle ilgili çok fazla esneklik var. Örneğin, çağrıya katılan her katılımcı, günü bir konferans odasında geçirmek zorunda kalmadan kendi masasında kalıyor. Buna ek olarak, çağrı herkesin programına göre planlanabilir, ancak toplantı katılımcıları farklı zaman dilimlerinde yaşıyorlarsa bu biraz daha karmaşık olabilir.
Genel olarak, böyle bir konferans görüşmesi, yüz yüze bir zaman olmadan telefonda gerçekleştirilir, ancak bazı işletmelerde çalışanlarının bilgisayarlarında web kamerası veya toplantı yazılımı yüklü olabilir. Bu, yüz yüze iletişim kurmaya izin verebilir veya en azından herkesin aynı ekranı bilgisayarda görmesine izin verebilir. Genel olarak, herkesin aradığı bir telekonferans toplantısı basitçe başlayacaktır. Genelde herkesin önüne gelen ve diğerleri geldiğinde tanıtım yapmada yardımcı olabilecek bir çağrı lideri olacaktır.
Lider daha sonra genel olarak telekonferans çağrısını yönetecek, bireysel konuşma noktalarını ve tartışılması gereken konuları gündeme getirecektir. Ayrıca, herkesi konuşmaya teşvik etmeli ve herhangi biri sessiz görünüyorsa veya çağrıdan rahatsız görünüyorsa, sorular sormalıdır; yani, e-postayı kontrol etmek. Telekonferans görüşmesi bir veya iki saatten fazla sürerse, insanların tuvaleti ziyaret etmeleri veya bir şeyler içmeleri için çağrının kısa bir mola vereceğini söylemesi gereken liderdir.
Bazıları bir telekonferans çağrısının daha az etkili ve geleneksel bir toplantıdan daha az başarılı olduğunu düşünmesine rağmen, işletmeler için daha ucuz ve daha elverişli olduğuna şüphe yok. Telekonferans görüşmeleri nispeten küçük tutulursa ve herkes görüşme ile meşgul olabilir ve ilgilenebilirse, oldukça fazla şey yapabilirler. Sıkıntıdan kaçınmak için görüşme boyunca farklı konuşmacılar ve sunum yapan kişilerle birlikte planlı bir yapıya sahip olmak ve ayrıca herkesin ilgisini kaybedebilecek karışıklığı önlemek için konuşmaya başlamadan önce herkesin ismini duyurması yararlı olabilir.
