Telekonferans, uzak şehirlerdeki veya şantiyelerdeki katılımcılar arasında telefon veya ağ bağlantısı yoluyla düzenlenen bir toplantı veya konferanstır. Sesli konferans yapmak için her yerde hoparlör telefonunun kullanılmasını içeren en basit şekli ile birçok telekonferans tipi mevcuttur. Daha karmaşık telekonferans toplantıları ses, video ve veri değişimini içerir. Telekonferans terimi, aynı zamanda uydu üzerinden çeşitli yerlere iletilen canlı bir olayı da ifade edebilir.
Telekonferans çeşitli seçenekler içeren geniş bir terim olmasına rağmen, tüm telekonferansların temelleri telekomünikasyon ekipmanı kullanımını, birden fazla yerdeki kullanıcıları ve katılımcılar arasında işbirliğine dayalı iletişimi içerir. Temel sesli konferans aslında bir konferans aramasıdır. Başka bir telekonferans şekli olan sesli grafikler, katılımcıların sese ek olarak grafik, belge ve video paylaşmalarını sağlar; ve elektronik tabletler, tarayıcılar ve ses veri terminalleri gibi ek donanımları içerir.
E-posta, bilgisayar telekonferansının yaygın bir örneğidir. Öncelikle bir TV kamerası olan ek ekipman kullanımı sayesinde, bir video telekonferansı, katılımcıları her yerde görüntüleme yeteneğini içeren yüz yüze bir toplantıya benzer. Birçok işletme, gerekli donanıma kalıcı olarak yerleştirilmiş bir video konferans odasına sahiptir.
Telekonferansın okullar ve işletmeler için sağladığı birçok avantaj, seyahat süresindeki tasarrufları ve tüm katılımcıları bir yere ulaştırma maliyetlerini içerir. Acil bir konu olması durumunda, telekonferans düzenlenmesi toplantı düzenlemekten çok daha hızlı olabilir. Bir başka avantaj, erişilebilirlik nedeniyle telekonferansın büyük katılımcı gruplarının toplantılara ve karar alma süreçlerine dahil olduğunu hissetmelerini sağlamasıdır. Gerekirse, bir telsiz konferansı sırasında iletişim güvenliğini sağlamak için bir okul veya işletme sinyalleri şifreleyebilir.
Telekonferans için ekipman seçerken, birkaç faktörü göz önünde bulundurun. Bir web kamerası kullanıyorsanız, kameranın kabul edilebilir bir mesafede olduğunu belirlemek için önceden test edin. Bir kablolu telefon hattı netlik için en iyisidir. Telsiz telefon kullanılıyorsa, telekonferans sırasında parazit olması durumunda frekansları değiştirmeye hazır olun.
Cep ve hoparlörler son çare olarak kullanılmalıdır. Cep telefonları sıklıkla parazitlerle karşılaşır ve hoparlörler arka plan gürültüsünü toplar ve sıklıkla ekolar üretir. Mikrofonlar arka plan gürültüsünü azaltmada yardımcı olur.
Bir telekonferans özel görgü kuralları gerektirir. Her katılımcı bir telekonferansı ne zaman imzalattığını ve kapattığını açıklamalıdır. Katılanlar net ve yavaş konuşmalı, monoton konuşmalardan kaçınmalı ve konuşma için önemli olan herhangi bir vücut dilini tanımlamalıdır. Telefon donanımının duyarlılığı nedeniyle katılımcılar, evrak işlerinde parmakla dolaşmak, parmaklarına veya kurşun kalemle dokunmak gibi yabancı seslerden kaçınmalıdır.
Toplantı sırasında katılımcıların adlarını kullanmak, bir bakış açısından yardımcı olacaktır. Hoparlörü sık sık değiştirin, böylece dikkat kaybolmaz. Düzenli olarak geri bildirim veya yanıt isteyin.
