Deneme bakiyesi, kitap kümesinde yer alan tüm hesapların başlangıç ve bitiş bakiyelerini gösteren bir muhasebe listesidir. Bu çalışma biçimi, belirtilen döneme ait toplam borçların aynı dönem için yaratılan toplam kredi sayısı ile dengede olup olmadığını değerlendirmeyi mümkün kılar. Gerçek bir deneme bakiyesi mevcut olduğunda, toplam krediler ve toplam borçlar eşit olacaktır.
Muhasebe kayıtlarının mevcut durumunu nitelemek için bir deneme bakiyesi kullanmak, birkaç farklı yoldan yararlıdır. Deneme bakiyesi hazırlamanın en önemli şeylerinden biri borçların ve alacakların eşit olmadığı durumlarda hızlı ve kolay bir şekilde tanımlamaktır. Deneme bakiyesini düzenli aralıklarla çalıştırarak, bu bir dengesizliğin gerçekleştiği belirli bir muhasebe dönemini hızlı bir şekilde tanımlamayı ve hızlıca düzeltmeyi mümkün kılar.
Bu nedenle, birçok işletme en az aylık olarak bir deneme bakiyesi çalıştırmayı seçmektedir. Şirket tarafından kullanılan fatura döngüsüne bağlı olarak, çalışma sayfasını iki haftada bir deneme dengesi için hazırlamak yararlı olabilir. Temel olarak, incelenen kısa süre, dengesizliğin kökenini tespit etmek ve önemli bir muhasebe konusu haline gelmeden önce durumla ilgilenmek kadar kolay olur.
Birçok durumda, bir deneme bakiyesinde görünen krediler ve borçlar arasındaki herhangi bir fark, söz konusu süre zarfında bir süre meydana gelen bir postalama hatasından başka bir şey değildir. Bu durumda, hata genellikle kolaylıkla ve borçlar ve krediler arasında geri yüklenen bir eşitlik durumu ile tespit edilebilir.
Deneme bakiyesi, özellikle çift girişli bir kayıt hatası tespit edilmesinde etkilidir. Genellikle, krediler ve borçlar arasındaki fark, hızlı bir şekilde, genel kitap kümesinde iki farklı sütunda veya hesapta hatalı bir şekilde girilmiş olan belirli bir deftere yol açacaktır.
Aynı zamanda, deneme bakiyesi, yanlış hesaba kredi girerek veya borçlandırılarak yaratılan bir eşitsizliği gösterebilir. Bu durumda, hatayı bulmak biraz zaman alıcı olabilir, zira belirtilen döneme ait her gönderinin incelenmesini ve gönderinin doğru hesapta ve doğru sınıflandırmada yapıldığını teyit etmesini içerecektir.
Deneme dengesini çalıştırmak genellikle Gelir ve Gider Beyanı gibi diğer finansal belgelerin hazırlanmasında bir öncüdür. Dönem içerisinde gönderilen tüm borç ve kredilerin doğru olduğundan emin olarak, muhasebe verilerine dayanarak rapor ve diğer belgeleri hazırlamak daha kolaydır.
