Bir gönüllü koordinatörü, gönüllülerin faaliyetlerini geniş bir yelpazede gerçekleştirmektedir. Sadece faaliyetleri ve görevleri organize etmek ve denetlemekle kalmıyor, aynı zamanda eğitim, rehberlik ve ilham vermesi de bekleniyor. Pozisyon tam zamanlı olabilir, ancak bazı kuruluşlarda gönüllülere yalnızca özel projeler için ihtiyaç duyulduğunda mevsimsel veya yarı zamanlı olabilirler. Pozisyon, gönüllülük esasına göre ödenebilir veya gerçekleştirilebilir, ancak eskiden daha yaygın olsa da, özellikle tam zamanlı gönüllü koordinasyon gerekliyse.
Maaşlı çalışanlardan sorumlu bir süpervizör veya koordinatörden farklı olarak, gönüllü çalışanlar ücretsiz çalışanlardan sorumludur. Bu, hassas bir yaklaşım ve motivasyonel bir tutum gerektirir çünkü gönüllüler bir iş yapma zorunluluğu yoktur ve istifaya karar verirlerse kaybedecek bir şeyleri yoktur. Bunun bir istisnası, gönüllü çalışmanın bir para cezası ödemek yerine gerçekleştirilen kamu hizmeti olarak bir mahkeme tarafından zorunlu tutulmuş olmasıdır.
Gönüllüler genellikle farklı kökenden ve etnik kökenlerden geldiğinden, çok seviyeli ve çok kültürlü iletişim becerileri bir gönüllü koordinatörünün başarısı için zorunludur. Farklı kişilik tiplerinin nasıl motive edileceğini ve denetleneceğini bilmek şarttır. Etkili ve yaratıcı çatışma çözme becerileri aynı zamanda dostane bir atmosferi sürdürmek ve ortak bir hedefe doğru çalışma konusunda topluluk ruhunu desteklemek için önemlidir.
Bir grup gönüllü yönlendirilmeden önce, gönüllü koordinatörü genellikle gönüllü proje veya programın amaçlarını açıkça tanımlamak için projenin arkasındaki organizasyon liderleriyle görüşür. Gönüllü faaliyetlerini izlemek ve hedeflerin zamanında yerine getirildiğinden emin olmak için günlük veya haftalık ilerleme raporları gerekir. Bazen birkaç gönüllü koordinatör aynı kurum için farklı kapasitelerde çalışmaktadır. Düzenli olarak birbirleriyle iletişim kurmaları ve desteklemeleri avantajlıdır.
Eğer mahkemeye zorunlu gönüllülerin katılması durumunda, gönüllü koordinatörünün mahkemeler için ilerleme raporlarını doldurması gerekir. Bazen koordinatöre gönüllünün performansı, tutumu veya çalışma etiği hakkında sözlü veya yazılı yorumlar sağlaması istenebilir. Mahkemeler ayrıca, gönüllülerin gönüllü olarak uygunsuz davranış sergilememesi veya göstermemesi durumunda da bilgilendirilmelidir.
Gönüllü koordinatörleri, hangilerinin gönüllü yardımına en çok ihtiyaç duyulduğunu belirlemek için topluluktaki birçok kurum ve şirketle etkileşime girer. Gönüllülere ve şirketlere uygun programlar geliştirmek ve eğitim ve uygulama programları oluşturmak için şirket temsilcileriyle bir araya gelirler. Örtüşen etkinliklerden kaçınmak için genellikle diğer gönüllü kuruluşlarla koordine etmek gerekir.
Bir insan gönüllü bir koordinatör olarak bir kariyer seçerse, insan hizmetleri veya sosyoloji alanında lisans derecesine sahip olmak istenmektedir. Bir gönüllü olarak veya gönüllü program yönetiminde arka plan da faydalıdır. Kamuoyunda konuşma, bilgisayar işlemleri ve veri raporlama ve analiz konularındaki deneyim, gönüllü gönüllülük yapan koordinatörler için varlıklar olarak kabul edilir.
