İş akışı, bir sürecin adımlarını tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Bu terim, bir ürünün, belgenin veya fikrin konumlar veya bölümler arasında hareket ettiği herhangi bir kuruluşta kullanılır. Bir anlamda, iş akışı bir işlemi tamamlamak için gerçekleştirilen fiili çalışmaya genel bakış olarak anlaşılabilir. Bir iş akışı belgesi, bir sürecin aşamalarını, aynı zamanda bu sürece dahil olan kaynakları, kaynakları ve bilgileri tanımlayan herhangi bir rapor veya analizdir. Fatura, sigorta talebi veya fatura gibi bir işlemin aşamalarından geçen bir belge de iş akışı belgesi olarak kabul edilebilir.
İşlemleri optimize etmek isteyen yöneticiler iş akışı belgeleri oluşturabilir. Bu dokümanlar, bir projeyi tamamlama yolunda geçen bölümleri ve çalışanları listeleyebilir. Belgeler ayrıca her iş akışı aşamasında kullanılan kaynakların, malzemelerin ve ekipmanların listesini içerebilir. Bir iş akışı belgesi aynı zamanda bir yöneticinin bir işlemin hangi aşamalarının en pahalı olduğunu anlamasına yardımcı olabilir.
İş akışının bileşenlerini ve aşamalarını gösteren belgeler bütçeleme için kullanılabilir. Yöneticiler bir ürünün yapmanın maliyetini belirleyebilir ve ayrıca küçültülebilecek bölümler veya alanlar hakkında karar verebilirler. İç denetim süreçleri ayrıca iş akışı belgelerinin kullanımını da içerebilir. Yönetim muhasebecileri bir iş akışı belgesinden elde edilen finansal verileri sunabilir.
Üretim bağlamlarında, iş akış dokümanları üretim süreçlerini optimize etmek için kullanılabilir. Örneğin, bir iş akışı belgesi özel iş akışı yönetim yazılımı kullanılarak oluşturulabilir. Bir tasarımcı bir model ve bir malzeme listesi oluşturduğunda, belge otomatik olarak bir sonraki aşamadan sorumlu bir uzmana iletilebilir.
Bu belgeler aynı zamanda bilimsel topluluklarda da kullanılmaktadır. Örneğin tıp uzmanları, beyin aktivitesini gösteren iş akışı belgeleri oluşturabilir. Bir kullanıcı ile makine arasındaki ilişkiyi tanımlamak için bir iş akışı belgesi de oluşturulabilir.
Bir iş akışı belgesi, bir işlemin aşamalarından geçen bir öğeyi tanımladığında, normal olarak, birçok farklı bölümdeki uzmanlar tarafından onaylanması gereken bir ödeme veya hizmeti ifade eder. Örneğin, bir bölüm yöneticisi yeni bilgisayarlara ihtiyacı olduğunu tespit ederse, söz konusu yönetici maliyetleri listeleyen bir belge hazırlayabilir. Daha sonra onay almak için bu belgeyi emir komuta zincirinden geçirebilir.
Sigorta şirketleri ayrıca iş akışı belgeleri kullanırlar. Bu durumlarda, talepler müşteriler tarafından yapılır. Bir talep bir sigortacıya iletilebilir. Bir sigortacı daha sonra bir sigortacıya, bir sigortacı tarafından oluşturulan araştırma ve analiz oranlarını onaylamak için kullanan bir yöneticiye veya yöneticiye iletebilir.
