Bir iş akışı motoru, işlem grafiğinin bilgisayar sürümüdür. Bir iş görevini veya aktivitesini tamamlamak için atılması gereken adımları gösteren bir tablo çizeceğinden, bir iş akışı motoru bir bilgisayarın bir iş sürecinin adımlarını takip etme yoludur. İşletmeler, iş süreçlerini otomatikleştirmek için iş akışı motorlarını kullanma eğilimindedir.
Örneğin, bir işletme belirli bir ürün satarsa, şirketteki bir kişi satış sürecinin adımlarını gösterir ve müşteri şirketten doğrudan bir posta parçası aldığında süreç başlayabilir. Bir sonraki işlem, alıcının daha fazla bilgi almak için arayacağı süreçtir. Ardından bir satış temsilcisi müşteriyi tekrar arayacak veya görüşme sırasında müşteriyle konuşacaktır. Bir sonraki adım, müşterinin sipariş vermesi veya sipariş vermek için şirketin web sitesine gitmesidir ve işlemin son parçası, şirketin bir sonraki satın alımında indirim için müşteriye bir kupon gönderdiğinde gerçekleşebilir. Bu bilgiler, şirketin farklı çalışanlarına atanan görevleri otomatikleştirmek veya atılması gereken sonraki adımlardan bir çalışanı uyarmak için iş akışı motoruna girilecektir.
Bu çalışanlar iş akışı motorunu kullanmaz, iş akışı motoruyla uyumlu bir yazılımı kullanırlar. Bir bilgisayar programcısı ve süreç tasarımcısı iş akışı motorunu yaratmada rol oynayacaktır. Bir bilgisayar programcısı bir iş akışı motoru geliştirmek için çalıştığı için odak, süreçteki adımların nasıl gerçekleştiğine odaklanır. İş akışı motorunu oluşturmada yer alan proses tasarımcısı, bir sonraki adımla veya bir önceki adımın sonucu olarak olanlarla ilgilenir.
Tipik olarak, işlem tasarımcısı, işin içinde çalışan, örneğin geliştirme başkanı veya iş analisti gibi kişilerdir. Bir iş akışı motorunun temel amacı süreçleri otomatikleştirmek ve süreci hızlandırmaktır. Örneğin, bir satış sürecinin olduğu bir durumda, bir iş akışı motorunun kullanımındaki nihai amaç, bir müşterinin bir ürünün veya hizmetin farkında olduğu zamandan bir satın alımın yapıldığı zamana kadar olan süreci hızlandırmaktır.
