Ödenecek hesap defteri, satıcılara, tedarikçilere ve diğer işletmelere borçlu olduğu para ile ilgili bilgileri içeren bir hesap listesidir. Şirketler bu defteri kısa vadeli finansal yükümlülükleri, genel defterinin büyük bir bölümünden ayırmak için kullanırlar. Şirketler, borçlarının büyüklüğüne bağlı olarak hesap defterlerinde çeşitli farklı finansal hesaplara sahip olabilirler. Büyük şirketler genellikle hesaplarını borçlu bilgilerini yönetmek için muhasebe memurları kullanır.
Ödenecek hesaplar, şirketin muhasebe sisteminde çok döngüsel bir süreçtir. Muhasebe memurları, borçlu muhasebe hesaplarını yönetirken sıklıkla çok miktarda evrak işlerini elemek zorundadır. Dış hesaplar borçlu belgeleri satıcı veya tedarikçi faturalarını, aylık faturaları ve mal veya hizmetlerin ödemesini talep eden diğer evrakları içerir. Bu harici belgelerdeki bilgiler şirketin hesap defterinde bulunur. Çoğu şirket bu harici belgeler için ödeme tarihi belirledi. Kontrolörler ve muhasebe denetçileri, hangi faturaların şu anda ödeme gerektirdiğini belirlemek için şirketin borç sisteminden programları yürütürler.
Şirketler ayrıca hesapların borç defteri bilgilerini yönetmek için dahili belgeler kullanır. Satınalma siparişleri, şirketin borç ödeme sistemine ilişkin en yaygın dahili belgedir. Satınalma siparişleri, mal veya hizmetlerin yetkili alımlarıyla ilgili özel bilgiler içerir. Bu bilgiler şirketin muhasebe defterinde bulunur, böylece muhasebe memurları satıcı faturalarını satın alma siparişleriyle eşleştirebilir. Satıcı faturalarının dahili satınalma siparişleriyle eşleştirilmesi, şirketin ödenecek hesapları karşılaştırmak ve incelemek için gerekli tüm evraklara sahip olmasını sağlar. Satınalma siparişleri ayrıca, alınan malların miktarına, ürünlerin dolar tutarlarına ve daha önce kararlaştırılan bilgilerin eşleşmesine ilişkin diğer bilgilerin karşılanmasına yönelik bir iç kontrol de sunar.
Şirketin genel muhasebesi genellikle şirketin borç muhasebesi tutarındaki toplam hesaplarını içerir. Genel muhasebe defterinde yer alan bilgiler şirketin finansal tablolarını oluşturmak için kullanılır. Şirketler ticari faaliyetlerle ilgili çok miktarda bilgi eklemek yerine, genel muhasebe defteri dışında ayrıntılı bilgi almak için alt defterleri (ödenecek hesaplar gibi) kullanırlar. Şirketler genel muhasebe defterinde yer alan bilgilere dayanarak her hesap dönemi sonunda finansal tablolar hazırlayacaktır.
Borç hesapları, şirketin bilançosunda listelenmiştir. Ödenecek hesaplar bir finansal borç yükümlülüğü olduğundan, hesap normalde bir kredi bakiyesi taşıyacaktır. Muhasebede alacak bakiyesi bulunan hesaplar, bilançoda şirketin borç bilgilerinde yer almaktadır. Ödenecek hesaplar kısa vadeli bir sorumluluktur ve genellikle şirketin cari yükümlülüklerinde listelenir. Dış işletme paydaşları sıklıkla bir şirketin kısa vadeli finansal yükümlülüklerini kısa vadeli varlıklarla karşılaştırır. Bu karşılaştırma, paydaşların şirketin alacaklarının ödenecek hesapları için ödeme yapacakları yeterli paraya sahip olup olmadıklarını belirlemelerine yardımcı olacaktır.
